Gérer les membres et les invités

Pour ajouter un membre à l’aide de son adresse e-mail :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait).

2. Cliquez sur l’onglet Membres.

3. Sélectionnez Ajouter des membres et entrez l’adresse e‑mail de la personne à ajouter. Si vous n’avez pas l’autorisation d’envoyer des invitations, vous pourrez demander l’ajout d’un membre.

4. Cliquez sur le menu déroulant pour choisir son rôle (Propriétaire d’espace de travail, Administrateur d’utilisateurs, ou Membre), puis cliquez sur Inviter.

5. Les personnes ajoutées recevront par e‑mail un lien leur permettant de se connecter et de rejoindre l’espace de travail.

Pour ajouter un membre via un lien :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait).

2. Cliquez sur l’onglet Membres.

3. Cliquez sur Copier le lien pour copier le lien secret dans votre presse-papiers et le partager avec les personnes que vous souhaitez inviter à travailler avec vous.

4. Lorsqu’un utilisateur invité clique sur le lien secret, il pourra rejoindre votre espace de travail automatiquement en tant que membre payant, sans que vous ayez à ajouter manuellement son adresse e‑mail.

5. Si vous ne souhaitez pas inviter des personnes avec un lien, désactivez cette option en cliquant sur le bouton à droite de Lien d’invitation.

Si vous utilisez Notion dans votre entreprise, vous pouvez autoriser l’inscription automatique de nouveaux membres lorsqu’ils tentent de se connecter avec leur adresse e‑mail professionnelle. Pour configurer cela, les propriétaires d’espaces de travail peuvent :

1. Allez dans Paramètres → Paramètres.

2. Sous Domaines de messagerie autorisés, saisissez le domaine de messagerie auquel vous souhaitez accorder un accès automatique, comme le domaine de messagerie de votre entreprise. Vous pouvez ajouter plusieurs domaines de messagerie dans ce champ, mais chaque domaine doit être utilisé par au moins un membre existant.

Désormais, chaque fois qu’une personne se connectera à Notion avec une adresse e‑mail appartenant à l’un de ces domaines, elle verra l’option permettant de rejoindre votre espace de travail. Si cet utilisateur rejoint votre espace de travail, il en deviendra membre et vous sera facturé en conséquence.

Pour modifier le rôle d’un membre dans l’espace de travail :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait).

2. Cliquez sur l’onglet Membres.

3. Dans la liste déroulante permettant de sélectionner le rôle d’un membre, sélectionnez Propriétaire de l’espace de travail, Administrateur d’utilisateurs ou Membre.

N’oubliez pas que les invités peuvent être ajoutés à des pages individuelles, mais pas à un espace de travail tout entier. Pour partager une page avec un invité :

1. En haut à droite de la page, cliquez sur Partager.

2. Saisissez l’adresse e-mail de la personne à inviter.

3. À droite de l’adresse e‑mail, cliquez sur le menu déroulant pour choisir son niveau d’accès, puis cliquez sur Inviter.

4. Sélectionnez Ignorer pour l’instant pour l’ajouter en tant qu’invité et non en tant que membre.

La personne invitée recevra un e-mail avec un lien vers la page. Si elle n’utilise pas encore Notion, elle devra s’inscrire pour accéder à votre page.

Pour faciliter l’ajout d’invités à votre espace de travail, Notion permet également aux personnes extérieures à votre espace de travail de demander d’accéder à certaines pages de votre espace de travail. Cette fonctionnalité est disponible et activée par défaut pour tous les forfaits sauf Entreprise.

Si vous disposez d’un forfait Plus ou Business, vous pouvez désactiver ce paramètre. Malheureusement, si vous disposez d’un accès gratuit, il est impossible de désactiver cette fonctionnalité. Pour ce faire :

1. Ouvrez Paramètres → Sécurité.

2. Désactivez l’option Activer les demandes d’accès aux pages des non-membres.

Une fois que l’invité a formulé une demande d’accès à une page, une notification est envoyée dans la boîte de réception du créateur de la page. Le créateur de la page peut approuver la demande et ajuster le niveau d’accès de cet invité, ou ignorer sa demande.

Les membres d’un espace de travail peuvent demander à y ajouter des invités. Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec les forfaits Entreprise, et seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent l’activer ou la désactiver.

Pour permettre aux membres de demander l’ajout d’invités aux pages d’espaces de travail, les propriétaires d’espaces peuvent :

1. Allez dans Paramètres → Sécurité.

2. Assurez-vous que l’option Empêcher les membres d’ajouter des invités aux pages est activée, puis activez l’option Autoriser les membres à demander l’ajout d’invités. Les propriétaires de l’espace de travail peuvent Désactiver les invités sans supprimer les invités existants de l’espace de travail. Ils ont toujours la possibilité de supprimer tous les invités existants s’ils le souhaitent.

Une fois cette option activée, les membres devront soumettre une demande avant de pouvoir inviter un invité. Les propriétaires de l’espace de travail sont exemptés et peuvent continuer à inviter des invités directement.

Si vous êtes propriétaire d’un espace de travail, vous pouvezinviter des invités directement.

Si vous êtes membre :

1. Accédez à la page sur laquelle vous souhaitez inviter un invité. Comme pour le partage régulier, vous devez disposer d’autorisations d’accès complètes sur la page pour demander à inviter un invité.

2. Sélectionnez Partager et saisissez le nom de l’invité que vous souhaitez inviter.

3. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à l’invité.

4. Cliquez sur Inviter.

5. Une notification sera envoyée au propriétaire de votre espace de travail concernant votre demande, ainsi que la page, le rôle et l’adresse e‑mail de l’invité que vous avez demandé. Vous recevrez également une confirmation que le propriétaire de votre espace de travail a été informé.

Les demandes d’invitation d’invité doivent être approuvées par page et par invité. Seuls les propriétaires d’espaces de travail peuvent afficher et approuver des demandes des invités. Chaque demande comportera l’adresse e‑mail de l’invité, le nom du membre qui l’a demandée, le rôle demandé et le nom de la page.

Un propriétaire d’espace de travail peut approuver ou rejeter une demande d’invitation d’invité directement à partir de la notification qu’il reçoit, ou en allant dans Paramètres → Membres → Invités et en cherchant les demandes en haut de la page. Lorsqu’un propriétaire d’espace de travail répond à une demande, le membre qui l’a soumise est informé de la décision.

Si vous souhaitez permettre à des invités d’accéder à l’intégralité de votre espace de travail, convertissez-les en membres. Si vous avez souscrit un forfait payant, chaque membre supplémentaire vous sera facturé. Pour convertir un invité en membre :

1. Allez dans Paramètres → Personnes ou Membres (en fonction de votre forfait) → Invités.

2. Cochez la case à côté des invités à transformer en membres.

3. Sélectionnez Attribuer le rôle de membre à {#} invité(s).

4. Une fois l’invité devenu membre, vous pouvez le retrouver dans votre liste de membres et modifier son rôle.

Si vous ne disposez pas du forfait Enterprise, nous vous proposerons une liste de personnes qui bénéficient actuellement du statut d’invité, mais qui gagneraient à devenir membres de votre espace de travail. Pour accéder à cette liste, allez dans Paramètres → Membres → Suggestions. Vous pouvez sélectionner Mettre à niveau pour donner à une personne le statut de membre de l’espace de travail.

Pour supprimer un·e membre ou un·e invité·e d’un espace de travail, le propriétaire de l’espace ou l’administrateur d’utilisateurs peut :

1. Aller dans Paramètres → Personnes ou Membres (selon le forfait).

2. Cliquer sur l’onglet Membres ou Invités.

3. Selon le forfait et les personnes que vous essayez de supprimer :

   • Dans la liste déroulante, cliquez sur le rôle d’un·e membre, puis sélectionnez Supprimer de l’espace de travail.

   • Sélectionnez ••• à côté du nom d’un membre, puis cliquez sur Supprimer de l’espace de travail.

   • Ouvrez le menu déroulant des pages d’un·e invité·e, puis sélectionnez Supprimer.