Mitglieder und Gäste verwalten

So fügst du ein Mitglied per E-Mail-Adresse hinzu:

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Klicke auf den Mitglieder-Tab.

3. Wähle Mitglieder hinzufügen aus und gib die E-Mail-Adresse der Person ein, die du hinzufügen möchtest. Wenn du nicht berechtigt bist, Einladungen zu versenden, kannst du stattdessen beantragen, dass ein Mitglied hinzugefügt wird.

4. Wähle aus der Dropdown-Liste aus, ob du sie als Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin oder Mitglied hinzufügen möchtest, und drücke dann auf Einladen.

5. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, über den sie deinem Workspace beitreten kann.

So fügst du ein Mitglied über einen Link hinzu:

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Klicke auf den Mitglieder-Tab.

3. Wähle Link kopieren aus, um den geheimen Link in deine Zwischenablage zu kopieren und mit allen zu teilen, die du zur Zusammenarbeit mit dir einladen möchtest.

4. Wenn eine eingeladene Person auf den geheimen Link klickt, kann sie deinem Workspace automatisch als kostenpflichtiges Mitglied beitreten, ohne dass du ihre E-Mail-Adresse manuell hinzufügen musst.

5. Wenn du nicht möchtest, dass du Personen mit einem Link zu deinem Workspace einladen kannst, deaktiviere den Schalter im Abschnitt Einladungslink.

Nutzt du Notion in der Firma, können andere dem Workspace automatisch als Mitglieder beitreten, sobald sie sich mit ihrer beruflichen E-Mail-Adresse anmelden. Um dies einzurichten, können Workspace-Besitzer/-innen Folgendes tun:

1. Gehe zu Einstellungen → Einstellungen.

2. Gib unter Zulässige E-Mail-Domains eine beliebige E-Mail-Domain ein, für die du automatisch Zugriff gewähren möchtest, z. B. die E-Mail-Domain deines Unternehmens. Du kannst mehrere erlaubte E-Mail-Domains in das Feld eingeben. Es funktioniert aber nur mit den Domains, über die die Konten der Workspace-Mitglieder laufen.

Meldet sich nun jemand mit einer E-Mail-Adresse von einer dieser Domänen in Notion an, kann diese Person deinem Workspace beitreten. Wenn Benutzer/-innen deinem Workspace beitreten, werden sie zu Mitgliedern deines Workspace und dir werden die entsprechenden Gebühren in Rechnung gestellt.

So änderst du die Rolle eines Mitglieds im Workspace:

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Klicke auf den Mitglieder-Tab.

3. Öffne das Dropdown-Menü für die Rolle eines Mitglieds und wähle dann Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin oder Mitglied aus.

Bedenke, dass Gäste zu einzelnen Seiten hinzugefügt werden können, nicht aber zu einem gesamten Workspace. So teilst du eine Seite mit einem Gast:

1. Gehe oben rechts auf der Seite zu Teilen.

2. Gib die E-Mail-Adresse des Gastes ein, den du einladen möchtest.

3. Wähle eine Zugriffsebene aus dem Dropdown-Menü aus und klicke auf Einladen

4. Wähle Vorerst überspringen, um sicherzustellen, dass du sie als Gast und nicht als Mitglied hinzufügst.

Dein Gast erhält eine E-Mail mit einem Link zu dieser Seite. Wenn die Person Notion noch nicht verwenden, muss sie sich anmelden, um auf deine Seite zugreifen zu können.

Damit du einfacher Gäste zu deinem Workspace hinzufügen kannst, können auch externe Personen Zugang zu bestimmten Seiten in deinem Workspace beantragen. Diese Funktion ist für alle Pläne mit Ausnahme des Enterprise Plans verfügbar und standardmäßig aktiviert.

Wenn du einen Plus Plan oder Business Plan hast, kannst du diese Einstellung deaktivieren. Im Free Plan lässt sich diese Funktion leider nicht deaktivieren. Das funktioniert so:

1. Öffne Einstellungen → Sicherheit.

2. Deaktiviere Seitenzugriffsanforderungen von Nichtmitgliedern zulassen.

Sobald der Gast den Zugriff auf eine Seite beantragt hat, wird eine Benachrichtigung an die Person gesendet, die die Seite erstellt hat. Diese kann die Anfrage genehmigen und die Zugriffsstufe für diesen Gast anpassen oder die Anfrage ignorieren.

Die Mitglieder eines Workspaces können beantragen, dass Gäste in den Workspace aufgenommen werden. Diese Funktion ist nur im Enterprise Plan verfügbar und ausschließlich Workspace-Besitzer/-innen können sie aktivieren oder deaktivieren.

Damit Mitglieder die Aufnahme von Gästen in Workspace-Seiten beantragen können, können Workspace-Besitzer/-innen Folgendes tun:

1. Gehe zu Einstellungen → Sicherheit.

2. Stelle sicher, dass Mitglieder für das Einladen von Gästen zu Seiten sperren aktiviert ist. Aktiviere dann Mitgliedern erlauben, das Hinzufügen von Gästen anzufragen. Workspace-Besitzer/-innen können Gäste deaktivieren, ohne bestehende Gäste aus dem Workspace zu entfernen. Bei Bedarf können weiterhin alle Gäste entfernt werden.

Sobald diese Option aktiviert ist, müssen Mitglieder eine Anfrage einreichen, bevor sie einen Gast einladen können. Workspace-Besitzer/-innen sind davon befreit und können Gäste weiterhin direkt einladen.

Wenn du Workspace-Beistzer/-in bist, kannst duGäste direkt einladen.

Wenn du Mitglied bist:

1. Navigiere zu der Seite, zu der du einen Gast einladen möchtest. Genau wie beim regulären Teilen benötigst du volle Zugriffsberechtigungen auf dieser Seite, um die Einladung eines Gastes anzufordern.

2. Wähle Teilen aus und gib den Namen des Gastes ein, den du einladen möchtest.

3. Wähle die Rolle aus, die der Gast haben soll.

4. Klicke auf Einladen.

5. Es wird eine Benachrichtigung über deine Anfrage an die Workspace-Besitzer/-innen zusammen mit der Seite, der Rolle und der E-Mail-Adresse des Gastes gesendet. Du erhältst außerdem eine Bestätigung, dass die Benachrichtigung rausgegangen ist.

Anfragen für eingeladene Gäste müssen pro Seite und pro Gast genehmigt werden. Nur Workspace-Besitzer/-innen können Anfragen einsehen und genehmigen. Jede Anfrage enthält die E-Mail-Adresse des Gastes, des Mitglieds, das sie angefordert hat, die angeforderte Rolle und den Namen der Seite.

Workspace-Besitzer/-innen können die Anfrage zur Einladung eines Gastes direkt in der dazu erhaltenen Benachrichtigung annehmen oder ablehnen. Alternativ können sie diese Anfragen in Einstellungen → Mitglieder → Gäste bearbeiten. Sobald eine Anfrage bearbeitet wurde, wird das Mitglied, das sie eingereicht hat, über die Entscheidung informiert.

Wenn Gäste Zugriff auf den gesamten Workspace haben sollen, müssen sie in Mitglieder umgewandelt werden. In kostenpflichtigen Plänen wird für jedes weitere Mitglied eine Gebühr fällig. So kannst du einen Gast in ein Mitglied umwandeln:

1. Gehe zu Einstellungen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan) → Gäste.

2. Setze einen Haken in das Kästchen neben jedem Gast, für den ein Upgrade durchgeführt werden soll.

3. Wähle Upgrade von {#} Gästen auf Mitglieder.

4. Sobald sie Mitglied sind, findest du sie in deiner Mitgliederliste und kannst ihre Rolle ändern.

In allen Plänen außer im Enterprise Plan schlagen wir dir außerdem einige Gäste vor, die von einer Mitgliedschaft in deinem Workspace profitieren könnten. Um zu sehen, wer diese Gäste sind, gehe zu Einstellungen → Mitglieder → Vorschläge. Du kannst Upgrade auswählen, um jemanden zu einem Workspace-Mitglied zu machen

Um ein Mitglied oder einen Gast aus einem Workspace zu entfernen, können Workspace-Besitzer/-innen oder -Admins:

1. In die Einstellungen gehen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Den Mitglieder- oder den Gäste-Tab aufrufen.

3. Je nach Plan und abhängig davon, wen du entfernen möchtest:

   • Öffne das Dropdown-Menü für die Rolle eines Mitglieds und wähle dann Aus Workspace entfernen.

   • Klicke auf ••• neben einem Mitglied und anschließend auf Aus Workspace entfernen.

   • Öffne das Dropdown-Menü für die Seiten eines Gastes und wähle dann Entfernen.