Boutons de bases de données

Les boutons de base de données sont un type de propriété de base de données qui automatise vos flux de travail. Par exemple, vous pouvez utiliser un bouton pour approuver un document ou marquer une tâche quotidienne comme exécutée. Lorsque vous cliquez sur un bouton de base de données, celui-ci exécute automatiquement des actions à votre place, vous faisant ainsi gagner du temps.

• Les boutons de bases de données sont disponibles pour tous les forfaits, mais certains boutons de bases de données ne sont disponibles que pour les forfaits payants. Pour en savoir plus, cliquez ci-dessous →

• Si une personne dispose d’un accès complet à une base de données ou de l’autorisation Peut modifier, elle peut créer et modifier les boutons de bases de données.

• Si une personne dispose d’un accès complet à une base de données ou des autorisations Peut modifier ou Peut modifier le contenu, elle peut créer et modifier les boutons de bases de données.

Pour ajouter une propriété « Bouton base de données » :

1. En haut à droite de la base de données, sélectionnez •••  → Propriétés → + Nouvelle propriété → Bouton.

2. Ajoutez une étiquette pour votre bouton, par exemple Approuver ou Terminer.

3. Sélectionnez Modifier l’automatisation.

4. Sélectionnez Nouvelle action, puis choisissez une action. En savoir plus sur les actions des boutons ci-dessous →

5. Si vous le souhaitez, ajoutez d’autres actions, puis sélectionnez Enregistrer.

Lorsque vous configurez les actions de vos boutons, vous pouvez intégrer certaines pages, certaines personnes et plus encore à l’aide de mentions et de formules. Pour ce faire, sélectionnez @ dans le champ afin d'inclure une date, une personne, une page ou un groupe. Sélectionnez ∑ dans le champ pour créer une formule. En savoir plus sur l’utilisation des mentions et des formules ci-dessous →

• Modifier la propriété permet de modifier les propriétés des pages de la base de données dans laquelle vous vous trouvez.

• Ajouter une page à permet d’ajouter une page à une base de données de votre choix et de modifier les propriétés de cette page.

• Modifier les pages dans modifiera les pages et les propriétés dans la base de données de votre choix.

• Envoyer une notification à permet d’envoyer une notification à des personnes spécifiques dans votre espace de travail Notion. Vous pouvez définir jusqu’à 20 destinataires dans votre espace de travail, ou des personnes associées à une certaine propriété « Personnes » dans votre base de données. Ajoutez le message que vous souhaitez associer à la notification.

• Envoyer un e-mail à enverra un e-mail à partir de votre compte Gmail à un ou plusieurs destinataires. Cette action est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’un forfait payant. Apprenez-en davantage ci-dessous.

• Envoyer un webhook enverra une requête HTTP POST à l’URL spécifiée. Cette action est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’un forfait payant. Pour en savoir plus, consultez cet article →

• Afficher la confirmation ouvrira un petit écran de confirmation à chaque fois qu’une personne clique sur le bouton. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour afficher un avertissement avant qu’une page ou une base de données ne soit modifiée par le bouton.

• Ouvrir la page ou l’URL ouvrira la page ou le lien sélectionné. Si vous configurez le bouton pour ouvrir une page Notion, il peut s’agir d’une page existante ou d’une page créée par les actions précédentes du bouton.

• Envoyer une notification Slack à… permet d’envoyer une notification au canal Slack de votre choix.

• Définir des variables vous permettra de créer une variable personnalisée à l’aide de mentions et de formules. Vous pourrez ensuite utiliser cette variable dans d’autres actions de boutons de la base de données. En savoir plus ci-dessous.

Lorsqu’un déclencheur s’activera, l’action Envoyer un e-mail à pour un bouton de base de données enverra un e-mail à partir de votre compte Gmail à une ou plusieurs adresses e-mail. C’est utile si vous souhaitez envoyer un e-mail à quelqu’un pour lui rappeler de terminer sa tâche en retard ou pour informer votre équipe de l’état de tous vos projets ouverts.

Pour configurer un bouton afin d’envoyer un e-mail :

1. En haut à droite de la base de données, sélectionnez •••  → Propriétés → + Nouvelle propriété → Bouton.

2. Sélectionnez Modifier l’automatisation.

3. Sélectionnez Ajouter une action → Envoyer un e-mail à….

4. Si votre compte Notion est déjà associé à un compte Gmail, vous verrez votre adresse e-mail à côté de Envoyer un e-mail de. Si vous souhaitez utiliser un autre compte Gmail pour cette automatisation, cliquez sur votre adresse e-mail → Ajouter un compte Gmail.

5. Vous pouvez configurer différentes parties de votre e-mail :

   • À : il peut s’agir d’une propriété de personne (comme le déclencheur ou le créateur de la page), d’une personne de votre espace de travail ou d’une adresse e-mail spécifique. Cette adresse e-mail peut être externe : elle ne doit pas nécessairement appartenir à une personne de votre espace de travail ou de votre organisation.

     • Sélectionnez CC/BCC à côté du champ À pour éventuellement CC ou BCC d’autres personnes.

   • Objet : saisissez un objet pour votre e-mail. Sélectionnez @ dans le champ Objet pour que votre objet contienne une propriété de votre page de déclenchement, une heure ou une date, une personne ou un groupe dans votre espace de travail ou un lien vers une page de votre espace de travail. Sélectionnez ∑ dans le champ Objet afin de créer une formule pour votre objet.

   • Message : saisissez un message pour votre e-mail. Sélectionnez @ dans le champ Message pour que votre message contienne une propriété de votre page de déclenchement, une heure ou une date, une personne ou un groupe dans votre espace de travail ou un lien vers une page de votre espace de travail. Sélectionnez ∑ dans le champ Message afin de créer une formule pour votre message.

   • Envoyer avec le nom d’affichage : ce nom d’affichage facultatif apparaîtra à côté de votre e-mail lorsque votre destinataire le recevra. Sélectionnez @ dans le champ du nom d’affichage pour que votre nom d’affichage contienne une propriété de votre page de déclenchement, une heure ou une date, une personne ou un groupe dans votre espace de travail ou un lien vers une page de votre espace de travail. Sélectionnez ∑ dans le champ du nom d’affichage afin de créer une formule pour votre nom d’affichage.

     

   • Envoyer les réponses à : si vous souhaitez que les réponses à votre e-mail soient envoyées à une personne autre que celle de l’adresse e-mail que vous avez utilisée pour les envoyer, vous pouvez utiliser ce paramètre facultatif pour envoyer la réponse à une propriété de personne ou à une personne de votre espace de travail.

Vous pouvez définir une variable personnalisée avec des mentions et des formules. Vous pourrez ensuite utiliser cette variable dans d’autres actions de boutons de la base de données. Pour définir une variable :

1. En haut à droite de la base de données, sélectionnez •••  → Propriétés → + Nouvelle propriété → Bouton.

2. Sélectionnez Modifier l’automatisation.

3. Sélectionnez Nouvelle action → Définir des variables.

4. Cliquez sur Variable 1 pour donner un nom à la variable, modifier la formule ou la dupliquer. Vous pouvez également sélectionner Ajouter une variable.

5. Sélectionnez @ ou ∑ dans le champ de la variable pour définir vos variables.

6. Vous pouvez utiliser ces variables dans des actions de bouton supplémentaires.

Vous pouvez utiliser des mentions et des formules dans les actions de vos boutons pour améliorer le fonctionnement de vos automatisations. Par exemple :

• vous pourriez vouloir mentionner la date dans le nom d’une nouvelle page que votre bouton crée dans une base de données particulière.

• Vous pourriez vouloir configurer un bouton pour envoyer une notification à une personne qui mentionne une page spécifique dans votre espace de travail Notion.

Pour inclure une mention ou une formule dans une action d’automatisation de bouton de base de données :

1. En haut à droite de la base de données, sélectionnez •••  → Propriétés → + Nouvelle propriété → Bouton.

2. Sélectionnez Modifier l’automatisation.

3. Recherchez une action existante ou cliquez sur Ajouter une action.

4. Lorsque vous configurez l’action du bouton, sélectionnez @ dans le champ pour inclure une date, une personne, une page ou un groupe. Sélectionnez ∑ dans le champ pour créer une formule.

5. Cliquez sur Enregistrer.