Introduction aux bases de données

Voici trois éléments qui rendent les bases de données Notion uniques :

1. Chaque élément est une page : chaque nouvelle entrée dans votre base de données est une page Notion. Ouvrez un élément de la base de données pour ajouter plus d’informations sous forme de texte, d’images et autres, comme vous le feriez avec n’importe quelle autre page de Notion !

2. Les propriétés sont personnalisables : ajoutez des propriétés pour contextualiser, étiqueter et catégoriser les éléments de votre base de données. Associez-y des dates, des états, des liens, etc. En savoir plus sur les propriétés des bases de données →

3. Vous pouvez basculer entre plusieurs vues : vos données ne se limitent pas à une table. Visualisez les informations de vos bases de données sous forme de liste, de calendrier, de graphique, etc. — tout ce qui pourra mieux faire parler les données. En savoir plus sur les vues, les filtres et les tris →

Chaque base de données en page entière contient les mêmes menus et les mêmes options. Voici un petit tour d’horizon.

1. Vues : naviguez entre les différentes vues de votre base de données, ou modifiez-les. Selon la taille de votre écran, vous devrez peut-être ouvrir le menu déroulant à côté de la vue actuelle pour voir les autres vues.

2. Ajouter une vue : ajoutez une vue à votre base de données, avec sa propre configuration, ses propres filtres et ses propres critères de tri. Selon la taille de votre écran, vous devrez peut-être ouvrir la liste déroulante à côté de votre vue actuelle et sélectionner Ajouter une vue.

3. Menu « Filtrer » : appliquez des filtres basés sur les propriétés ; lorsque vous appliquez un filtre à une base de données, vous seul·e pouvez le voir au début, mais vous pouvez l’enregistrer dans la vue pour toute votre équipe si vous le souhaitez !

4. Menu « Trier ». Triez vos données par propriété. Comme les filtres, les tris ne sont visibles que par vous par défaut, mais vous pouvez également les rendre visibles à toute votre équipe.

5. Recherche dans la base de données : saisissez n’importe quel mot (le nom d’une page ou d’une propriété de la base de données) et votre base de données affichera uniquement les éléments correspondant à cette recherche.

6. Menu ••• : en haut à droite de votre base de données, il permet de modifier la disposition, les groupements, les propriétés, et d’autres options.

7. Créer une nouvelle page de base de données : cliquez sur cette option pour ajouter une nouvelle page à votre base de données ; selon la taille de votre écran, cette option prendra la forme d’un bouton + ou Nouvelle page. Ouvrez la liste déroulante à côté de ce bouton pour accéder à tous les modèles de base de données que vous avez configurés et les modifier.

Pour créer une base de données dans Notion, ouvrez une vue ou une page Notion existante et tapez / suivi du type de vue de base de données avec lequel vous souhaitez commencer, comme table ou kanban.

Lorsque vous créez une base de données, vous pouvez partir de zéro ou extraire des données d’une autre partie de votre espace de travail.

• Si vous souhaitez utiliser les mêmes propriétés ou une vue existante d’une base de données, nous vous recommandons de sélectionner une source de données existante. Recherchez une base de données existante, puis choisissez celle que vous souhaitez utiliser.

• Si les informations que vous souhaitez ajouter à la base de données n’existent nulle part ailleurs que dans votre espace de travail, nous vous recommandons de créer une nouvelle source de données.

Bases de données pleine page

• Les bases de données pleine page s’affichent dans votre barre latérale, comme n’importe quelle autre page.

• Vous pouvez verrouiller une base de données en page entière pour empêcher d’autres personnes de modifier les propriétés et les options. Pour ce faire, sélectionnez ••• en haut de votre base de données → Verrouiller la base de données.

• Pour transformer une base de données en page entière en une base de données intégrée, faites-la glisser vers une autre page de la barre latérale, ce qui la transformera en sous-page. Accédez ensuite à la page et sélectionnez ⋮⋮ → Intégrer dans cette page.

Bases de données intégrées

• Les commandes et les menus de votre base de données intégrée sont masqués jusqu’à ce que vous les survoliez.

• Vous pouvez afficher une base de données intégrée sur une page entière en sélectionnant ⤢ en haut.

• Vous pouvez transformer une base de données intégrée en une base de données en page entière en cliquant sur ⋮⋮ et en la faisant glisser dans la barre latérale en tant que page de niveau supérieur.

• Vous pouvez supprimer, dupliquer, déplacer ou copier le lien dans votre base de données intégrée en sélectionnant ⋮⋮, qui apparaîtra au survol sur le côté.

• Dans votre barre latérale, votre base de données intégrée apparaîtra sous la forme d’une sous-page de la page dans laquelle elle se trouve.

Vous pouvez faire une copie d’une base de données.

Pour les bases de données intégrées :

1. Survolez la base de données, puis sélectionnez ⋮⋮.

2. Sélectionnez Dupliquer. Vous pouvez choisir de Dupliquer avec du contenu ou Dupliquer sans contenu si vous souhaitez utiliser la même configuration de base de données pour organiser d'autres pages.

Pour les pages entières :

1. Cliquez sur le bouton ••• en haut à droite.

2. Sélectionnez Dupliquer. Vous pouvez choisir de Dupliquer avec du contenu ou Dupliquer sans contenu si vous souhaitez utiliser la même configuration de base de données pour organiser d'autres pages.

Chaque élément de votre base de données, qu’il s’agisse d’une ligne (dans une table) ou d’une carte (sur un calendrier ou un tableau kanban), constitue sa propre page Notion dans laquelle vous pouvez écrire, mettre en forme et intégrer du contenu. Comme n’importe quelle autre page Notion.

Pour ajouter des éléments de base de données :

• Pour toutes les bases de données : cliquez sur le bouton bleu Nouveau en haut à droite.

• Pour une table, une liste ou un tableau kanban : cliquez sur + Nouveau en bas pour ajouter un nouvel élément.

• Pour un calendrier : cliquez sur l’icône + qui apparaît lorsque vous survolez la case d’un jour. Cela crée un nouvel événement ce jour-là.

• Pour une galerie : cliquez sur le bouton + Nouveau dans la carte vide en bas de votre galerie pour ajouter un nouveau cadre d’image.

Pour ouvrir des éléments de base de données en tant que pages :

• Dans les tables, survolez votre première colonne et cliquez sur le bouton OUVRIR qui apparaît.

• Dans les listes, il vous suffit de cliquer sur le titre de l’élément.

• Dans les tableaux kanban, calendriers et galeries, cliquez n’importe où sur la carte.

• Les pages s’ouvrent toujours en mode aperçu. Cliquez sur ⤢ (en haut à gauche) pour un affichage en page entière.

• En haut de cette page, vous verrez toutes les propriétés de votre base de données. Chaque ligne correspond à une propriété avec un nom, un type et une valeur. Cliquez sur la valeur que vous souhaitez modifier.

  • Cliquez sur l’icône ⋮⋮ qui apparaît à gauche de chaque propriété pour : la déplacer (vers le haut ou vers le bas), changer le type de propriété, la renommer, la Dupliquer ou la Supprimer.

• En dessous de vos propriétés se trouve un espace libre, dans lequel vous pouvez ajouter n’importe quel bloc de contenu, y compris des sous-pages ou des bases de données intégrées.

• Comme les éléments de base de données sont des pages, tout autre type de contenu que vous glissez-déposez dans une base de données (comme des éléments d’une liste à puce, par exemple) se transforment automatiquement en pages.

Faites un clic droit sur un élément pour afficher une liste d’actions. Ces actions comprennent :

• Supprimer : supprime l’élément de votre base de données.

• Dupliquer : crée une copie exacte de l’élément.

• Copier le lien : copie dans le presse-papiers le lien URL de cet élément spécifique.

• Renommer : Permet de renommer la page de la ligne sans l’ouvrir.

• Déplacer : permet de déplacer la ligne vers un autre espace de travail, ou dans une autre page (où elle apparaîtra en tant que sous-page).

• Modifier la propriété : affiche un menu de toutes les propriétés de la table. Cliquez sur celle qui vous intéresse, puis modifiez sa valeur.

Lorsqu’elles font partie d’une base de données, les pages contiennent plusieurs éléments :

1. Les propriétés fournissent des données sur la page que vous consultez. Cela peut être le propriétaire du projet, la date d’échéance, les étiquettes, etc.

2. Les commentaires vous permettent d’avoir des conversations avec vos coéquipiers. Utilisez-les pour échanger, mentionner des personnes, poser des questions, donner votre avis, etc. 

3. Les liens entrants indiquent toutes les pages qui font un lien vers la page actuelle. Ils vous permettent de facilement naviguer entre elles.

Comme toujours dans Notion, vous pouvez personnaliser l’apparence de ces composants. Pour accéder à ces options :

1. Cliquez sur les trois points ••• en haut à droite de n’importe quelle page Notion dans une base de données, et sélectionnez Personnaliser la page.

Concernant les propriétés, vous pouvez utiliser ce menu pour choisir dans quelles conditions elles s’affichent. Pour chacune d’entre elles, vous pouvez choisir :

• Toujours afficher : Rien ne change. Vous continuez à afficher cette propriété.

• Masquer si vide :  Le champ de propriété disparaît du haut de page s’il n’est pas rempli.

• Toujours masquer : Le champ de propriété n’est plus affiché en haut de la page.

Vous pouvez aussi accéder au menu Personnaliser la page en cliquant sur l’icône ⋮⋮ à côté de n’importe quelle propriété (dans la liste en haut de la page). Cette icône ⋮⋮ vous permet également de glisser-déposer vos propriétés, afin de choisir l’ordre dans lequel elles s’affichent sur votre page.

Pour les liens entrants, vous pouvez choisir le type d’affichage :

• Étendu : Toutes les pages qui ont un lien avec la page actuelle sont intégralement affichées.

• Afficher au clic : Si vous ne voulez pas voir toutes les pages, vous pouvez choisir d’afficher uniquement le nombre de liens entrants. Cliquez pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche la liste des pages qui pointent vers celle-ci.

• Désactivé : Masquez entièrement tous les liens entrants.

Pour les commentaires, vous pouvez un affichage :

• Étendu : Affichez la conversation complète en haut de la page.

• Désactivé : Masquez les commentaires sur la page, pour un affichage minimaliste.

Lorsque vous utilisez une base de données dans un espace de travail partagé, Notion permet d’identifier les modifications accidentelles qui pourraient poser problème à d’autres membres de l’équipe.

Cliquez sur Partager en haut d’une base de données pour voir et gérer les niveaux d’autorisation de tous les utilisateurs. En savoir plus sur le partage et les autorisations →

Le niveau d’autorisation  Peut modifier le contenu  est uniquement accessible sur les pages des bases de données, et permet aux utilisateurs de :

• Créer, modifier et supprimer des pages de la base de données.

• Modifier les valeurs des propriétés de ces pages.

Les utilisateurs disposant de l’autorisation Peut modifier le contenu dans une base de données ne peuvent pas :

• Ajouter, modifier ou supprimer des propriétés ou des vues de la base de données.

• Modifier les filtres ou les tris.

• Verrouiller ou déverrouiller la base de données.

Vous trouverez cette option dans le menu •••, en haut à droite de la fenêtre Notion. Activez-la pour empêcher la modification des propriétés et des vues de votre base de données. Les données qu’elle contient pourront toujours être modifiées.

Notez que toute personne disposant d’un accès avec des droits de modification peut à tout moment activer ce verrouillage ou déverrouillage. C’est un garde-fou contre les modifications accidentelles d’une base de données dont la structure peut être modifiée par de nombreuses personnes.