Buttons

Viele deiner Workflows umfassen möglicherweise kleine Routineaufgaben wie das Erstellen von Meeting-Agendas oder das Ändern eines Aufgabenstatus. Solche Aufgaben kannst du durch einen Button automatisieren und so Zeit sparen.

• Buttons sind in jedem Plan verfügbar. Bestimmte Button-Aktionen sind jedoch nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Mehr dazu erfährst du unten →

• Mit Vollzugriff oder der Berechtigung Kann bearbeiten für eine Seite können andere auf dieser Seite Buttons erstellen und anklicken.

So erstellst du einen Button:

1. Gib auf einer Seite / ein und wähle danach Button aus.

2. Gib dem Button einen Namen und wähle ein Emoji aus.

3. Wähle Neue Aktion und dann eine Aktion aus. Erfahre mehr über Button-Aktionen weiter unten →

4. Wenn du möchtest, füge weitere Aktionen hinzu und wähle dann Fertig.

• Blöcke hinzufügen fügt deiner Seite Blöcke hinzu, die du möchtest, z. B. Text, Aufzählungen, aufklappbare Listen und mehr.

• Seite hinzufügen zu fügt eine Seite zu einer Datenbank deiner Wahl hinzu und bearbeitet die Eigenschaften dieser Seite.

• Seiten bearbeiten in bearbeitet Seiten und Eigenschaften in einer Datenbank deiner Wahl.

• Benachrichtigung senden an sendet eine Benachrichtigung an bestimmte Personen in deinem Notion-Workspace. Du kann bis zu 20 Personen in deinem Workspace auswählen, die mit einer bestimmten Personeneigenschaft in deiner Datenbank verbunden sind. Füge eine Nachricht hinzu, die mit der Benachrichtigung einhergehen soll.

• E-Mail senden an sendet eine E-Mail von deinem Gmail-Konto an eine oder mehrere Personen. Diese Aktion steht nur Nutzer/-innen mit einem kostenpflichtigen Plan zur Verfügung. Mehr darüber erfährst du weiter unten.

• Webhook senden sendet eine HTTP-POST-Anfrage an eine bestimmte URL. Diese Aktion steht nur Nutzer/-innen mit einem kostenpflichtigen Plan zur Verfügung. Erfahre mehr darüber hier →

• Bestätigung anzeigen öffnet einen kleinen Bestätigungsbildschirm, wenn der Button angeklickt wird. Zum Beispiel kannst du damit eine Warnung anzeigen, bevor eine Seite oder eine Datenbank durch den Button geändert wird.

• Seite oder URL öffnen öffnet eine ausgewählte Seite oder einen Link. Wenn du den Button so einstellst, dass er eine Notion-Seite öffnet, kann es sich dabei um eine vorhandene Seite oder eine Seite handeln, die durch den Button selbst erstellt wird.

• Slack-Benachrichtigung senden an sendet eine Benachrichtigung an einen ausgewählten Slack-Kanal. Erfahre mehr über die Slack-Einbindung von Notion hier →

• Mit Variablen definieren kannst du eine individuelle Variable mit Erwähnungen und Formeln erstellen. Du kannst diese Variable dann in anderen Button-Aktionen verwenden. Mehr darüber erfährst du weiter unten.

Dadurch wird eine E-Mail von deinem Gmail-Konto an eine oder mehrere E-Mail-Adressen gesendet, wenn ein Auslöser auftritt. So richtest du Buttons zum Senden einer E-Mail per Gmail ein:

1. Wähle in den Button-Einstellungen Aktion hinzufügen.

2. Wenn du noch kein Gmail-Konto mit deinem Notion-Konto verknüpft hast, wirst du aufgefordert, eine Verbindung herzustellen. Wenn dein Notion-Konto bereits mit einem Gmail-Konto verknüpft ist, wird deine E-Mail-Adresse neben E-Mail versenden von angezeigt. Wenn du für diese Automatisierung ein anderes Gmail-Konto verwenden möchtest, klicke auf deine E-Mail-Adresse → Gmail-Konto hinzufügen. Andernfalls wirst du aufgefordert, ein neues Konto zu verbinden.

3. Du kannst verschiedene Elemente in deiner E-Mail einrichten:

   • An: Dies kann eine Personeneigenschaft (z. B. Auslösende Person oder Seitenersteller/-in), eine bestimmte Person im Workspace oder eine bestimmte E-Mail-Adresse sein. Diese E-Mail-Adresse kann extern sein – sie muss nicht jemandem in deinem Workspace oder Unternehmen gehören.

     • Wähle CC/BCC neben dem An-Feld, um optional eine Person als CC oder BCC hinzuzufügen.

   • Betreff: Gib einen Betreff für die E-Mail ein. Wähle @ im Feld Betreff aus, wenn der Betreff eine bestimmte Person, Notion-Seite oder ein bestimmtes Datum erwähnen soll. Wähle ∑ im Feld Betreff aus, wenn du eine Formel mit den Eigenschaften des Buttons für die Nachricht erstellen möchtest, z. B. wer darauf geklickt hat, das Auslösedatum des Buttons und mehr.

   • Nachricht: Gib eine Nachricht für die E-Mail ein. Wähle @ im Feld Nachricht aus, wenn in der Nachricht eine bestimmte Person, Notion-Seite oder ein bestimmtes Datum erwähnt werden soll. Wähle ∑ im Feld Nachricht aus, wenn du eine Formel mit den Eigenschaften des Buttons für die Nachricht erstellen möchtest, z. B. wer darauf geklickt hat, das Auslösedatum des Buttons und mehr.

   • Mit Anzeigename senden: Dieser optionale Anzeigename erscheint bei Empfänger/-innen neben deiner E-Mail. Wähle @ im Feld „Anzeigename“ aus, wenn in deinem Anzeigenamen eine bestimmte Person, Notion-Seite oder ein bestimmtes Datum erwähnt werden soll. Wähle ∑ im Feld „Anzeigename“ aus, wenn du eine Formel mit den Eigenschaften des Buttons für die Nachricht erstellen möchtest, z. B. wer darauf geklickt hat, das Auslösedatum des Buttons und mehr.

     

   • Antworten senden an: Wenn du möchtest, dass E-Mail-Antworten an eine andere Person als die Absender-Adresse gesendet werden, kannst die Antwort mit dieser optionalen Einstellung an eine Personeneigenschaft oder eine Person in deinem Workspace senden.

4. Klicke auf Fertig.

Damit kannst du eine individuelle Variable mit Erwähnungen und Formeln erstellen. Du kannst diese Variable dann in anderen Button-Aktionen verwenden. Um eine Variable zu definieren:

1. Wähle in den Button-Einstellungen Aktion hinzufügen.

2. Füge einen Schritt hinzu und wähle Variablen definieren.

3. Klicke auf Variable 1, um der Variable einen Namen zu geben, die Formel zu bearbeiten oder sie zu duplizieren. Du kannst auch Variable hinzufügen auswählen.

4. Wähle im Variablenfeld @ oder ∑ aus, um deine Variablen zu definieren.

5. Du kannst diese Variablen in zusätzlichen Button-Aktionen verwenden.

Du kannst Erwähnungen und Formeln in deinen Button-Aktionen verwenden, damit deine Automatisierungen besser für dich funktionieren. Hier ein Beispiel:

• Du könntest das Datum im Namen einer neuen Seite erwähnen, die dein Button in einer bestimmten Datenbank erstellt.

• Du könntest einen Button einrichten, um eine Benachrichtigung an jemanden zu senden, der eine bestimmte Seite in deinem Notion Workspace erwähnt.

Um eine Erwähnung oder Formel in eine Button-Aktion einzubinden:

1. Fahre mit dem Mauszeiger über den Button und klicke auf ⚙️.

2. Wähle eine vorhandene Aktion oder Weiteren Schritt hinzufügen aus.

3. Wenn du die Button-Aktion einrichtest, wählst du im Feld @ aus, wenn du ein Datum, eine Person, eine Seite oder eine Gruppe erwähnen willst. Wähle im Feld ∑ aus, wenn du eine Formel erstellen möchtest.

4. Klicke auf Fertig.

So bearbeitest du deinen Button:

1. Fahre mit dem Mauszeiger über den Button und klicke auf ⚙️.

2. Bearbeite das Styling, den Namen und die Aktionen deines Buttons.

So löschst du deinen Button:

1. Bewege den Mauszeiger über deinen Button und klicke auf ⋮⋮ am linken Rand.

2. Klicke auf Löschen, um deinen Button vollständig zu entfernen.