Die unterschiedlichen Rollen von Mitgliedern eines Workspaces

Ein Notion-Workspace kann verschiedene Arten von Benutzer/-innen oder Rollen haben:

• Mitglieder

• Gäste

• Workspace-Besitzer/-innen

• (nur im Enterprise Plan) Mitgliedschafts-Admins

Lies weiter, um mehr über die einzelnen Typen von Nutzer/-innen zu erfahren.

Mitglieder sind Personen in deinem Unternehmen oder deiner Organisation. Dabei kann es sich um Kolleg/-innen in derselben Organisation handeln oder um Personen, die viele der gleichen Seiten in einem Workspace lesen, bearbeiten und kommentieren.

Mitglieder können kostenlos zu Workspaces im Free Plan hinzugefügt werden. Workspaces mit mehr als einem Mitglied können bis zu 1.000 Blöcke nutzen. Wenn du unbegrenzt viele Blöcke im Free Plan nutzen möchtest, stelle sicher, dass dein Workspace nur ein Mitglied umfasst. Dazu kannst du auf das Hinzufügen neuer Mitglieder verzichten, bestehende Mitglieder entfernen und Personen, mit denen du zusammenarbeitest, stattdessen als Gäste hinzufügen. Mehr dazu erfährst du hier →

Im kostenpflichtigen Plan zahlst du für jedes Mitglied, das zum Workspace hinzugefügt wird.

Gäste sind Personen außerhalb deines Unternehmens oder deiner Organisation, die du zu einzelnen Seiten deines Workspaces einlädst. Gäste könnten zum Beispiel sein:

• Personen mit einer anderen geschäftlichen E-Mail-Domain.

• Subunternehmer/-innen und Praktikant/-innen, mit denen du nur vorübergehend zusammenarbeitest.

• Kund/-innen, deren Feedback zu deiner Arbeit du einholen möchtest

• Freund/-innen, Familie oder Mentor/-innen, die du zur Mitarbeit oder zur Überprüfung deiner Arbeit einladen möchtest

Im Gegensatz zu Mitgliedern kannst du Gäste kostenlos in deinen Workspace einladen, solange du das indeinem Plan festgelegte Gästelimit nicht überschreitest. Wenn dein Workspace dieses Limit überschreitet, werden alle neuen Nutzer/-innen, mit denen du Inhalte teilst, automatisch als Mitglieder (und nicht als Gäste) hinzugefügt, wenn sie die gleiche geschäftliche E-Mail-Domain haben.

Um sicherzustellen, dass du Nutzer/-innen als Gäste und nicht als Mitglieder hinzufügst, musst du entweder bestehende Gäste entfernen, damit du unter deinem Limit liegst, ein Upgrade auf einen Plan mit einem höheren Limit durchführen oder dich an unser Vertriebsteam wenden (für berechtigte Kund/-innen).

Gäste teilen viele Funktionen mit Mitgliedern, abgesehen von folgenden Ausnahmen:

• Gäste haben keinen Zugriff auf den gesamten Workspace. Sie können nur auf einzelne Seiten eingeladen werden, die sie dann einschließlich Unterseiten lesen können.

• Abgesehen von den Seiten, auf die sie Zugriff haben, können sie keine neuen Seiten erstellen.

• Sie können nicht in Gruppen aufgenommen werden.

• Sie können weder Workspace-Einstellungen noch Rechnungsdaten ändern.

• Sie können keine neuen Mitglieder in den Workspace einladen.

• Sie können deinem Workspace keine neuen Einbindungen hinzufügen.

Workspace-Besitzer/-innen sind Admins, die Workspace-Einstellungen verwalten, einen Workspace löschen und andere Workspace-Besitzer/-innen, Admins, Mitglieder und Gäste verwalten können. In jedem Workspace muss mindestens eine Person Besitzer/-in sein. Mitglieder können in Workspace-Besitzer/-innen umgewandelt werden.

Der Mitgliedschafts-Admin ist eine Rolle, die nur im Enterprise Plan existiert. Mitgliedschafts-Admins können Mitglieder aus Workspaces oder Gruppen entfernen oder hinzufügen, haben jedoch nicht die Möglichkeit, die Workspace-Einstellungen zu ändern. Mitglieder in einem Enterprise Plan können in Mitgliedschafts-Admins umgewandelt werden.

Um die Rolle eines Mitglieds oder Gastes in einem Workspace zu ändern, können Workspace-Besitzer/-innen oder -Admins:

1. In die Einstellungen gehen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Den Mitglieder- oder den Gäste-Tab aufrufen.

3. Öffne das Dropdown-Menü neben der Rolle des Mitglieds oder den Seiten des Gastes.

4. Wähle Workspace-Besitzer/-in, Mitgliedschafts-Admin oder Mitglied aus. Wenn du einen Gast in ein Mitglied umwandelst, wählst du In Mitglied umwandeln.

Um ein Mitglied oder einen Gast aus einem Workspace zu entfernen, können Workspace-Besitzer/-innen oder -Admins:

1. In die Einstellungen gehen → Personen oder Mitglieder (je nach Plan).

2. Den Mitglieder- oder den Gäste-Tab aufrufen.

3. Je nach Plan und abhängig davon, wen du entfernen möchtest:

   • Öffne das Dropdown-Menü für die Rolle eines Mitglieds und wähle dann Aus Workspace entfernen.

   • Klicke auf ••• neben einem Mitglied und anschließend auf Aus Workspace entfernen.

   • Öffne das Dropdown-Menü für die Seiten eines Gastes und wähle dann Entfernen.