Datenbank-Buttons

Datenbank-Buttons sind ein Typ von Datenbankeigenschaft, die deine Workflows automatisiert. Du kannst zum Beispiel mithilfe eines Buttons ein Dokument genehmigen oder Gewohnheiten im Tracker abhaken. Wenn du auf einen Datenbank-Button klickst, werden Aktionen in deinem Namen ausgeführt, um dir Zeit zu sparen.

• Buttons sind in jedem Plan verfügbar. Bestimmte Button-Aktionen sind jedoch nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Mehr dazu erfährst du unten →

• Mit Vollzugriff oder der Berechtigung Kann bearbeiten für eine Datenbank können andere Datenbank-Buttons erstellen und bearbeiten.

• Mit Vollzugriff oder den Berechtigungen Kann bearbeiten bzw. Kann Inhalte bearbeiten für eine Datenbank können andere auf Datenbank-Buttons klicken.

So fügst du einer Datenbank eine Button-Eigenschaft hinzu:

1. Wähle oben rechts in der Datenbank ••• aus → Eigenschaften → Neue Eigenschaft → Button.

2. Füge eine Beschriftung für deinen Button hinzu, z. B. Genehmigen oder Abschließen.

3. Wähle Automatisierung bearbeiten.

4. Wähle Neue Aktion und dann eine Aktion aus. Erfahre mehr über Button-Aktionen weiter unten →

5. Wenn du möchtest, füge weitere Aktionen hinzu und wähle dann Speichern.

Wenn du Button-Aktionen einrichtest, kannst du mithilfe von Erwähnungen und Formeln bestimmte Seiten, Personen und mehr erwähnen. Wähle dazu im Feld @ aus, wenn du ein Datum, eine Person, eine Seite oder eine Gruppe erwähnen willst. Wähle im Feld ∑ aus, wenn du eine Formel erstellen möchtest. Erfahre mehr über die Verwendung von Erwähnungen und Formeln weiter unten →

• Eigenschaft bearbeiten bearbeitet die Eigenschaften von Seiten in der Datenbank, in der du dich gerade befindest.

• Seite hinzufügen zu fügt eine Seite zu einer Datenbank deiner Wahl hinzu und bearbeitet die Eigenschaften dieser Seite.

• Seiten bearbeiten in bearbeitet Seiten und Eigenschaften in einer Datenbank deiner Wahl.

• Benachrichtigung senden an sendet eine Benachrichtigung an bestimmte Personen in deinem Notion-Workspace. Du kann bis zu 20 Personen in deinem Workspace auswählen, die mit einer bestimmten Personeneigenschaft in deiner Datenbank verbunden sind. Füge eine Nachricht hinzu, die mit der Benachrichtigung einhergehen soll.

• E-Mail senden an sendet eine E-Mail von deinem Gmail-Konto an eine oder mehrere Personen. Diese Aktion steht nur Nutzer/-innen mit einem kostenpflichtigen Plan zur Verfügung. Mehr darüber erfährst du weiter unten.

• Webhook senden sendet eine HTTP-POST-Anfrage an die angegebene URL. Diese Aktion steht nur Nutzer/-innen mit einem kostenpflichtigen Plan zur Verfügung. Erfahre mehr in diesem Artikel →

• Bestätigung anzeigen öffnet einen kleinen Bestätigungsbildschirm, wenn der Button angeklickt wird. Zum Beispiel kannst du damit eine Warnung anzeigen, bevor eine Seite oder eine Datenbank durch den Button geändert wird.

• Seite oder URL öffnen öffnet eine ausgewählte Seite oder einen Link. Wenn du den Button so eirichtest, dass er eine Seite öffnet, kann dadurch eine bestehende Seite geöffnet oder eine neue durch den Klick auf den Button erstellt werden.

• Slack-Benachrichtigung senden sendet eine Benachrichtigung an einen ausgewählten Slack-Kanal.

• Variablen definieren: Damit kannst du eine individuelle Variable mithilfe von Erwähnungen und Formeln erstellen. Du kannst diese Variable dann in anderen Button-Aktionen der Datenbank verwenden. Mehr darüber erfährst du weiter unten.

Die Datenbank-Button-Aktion E-Mail versenden an versendet eine E-Mail von deinem Gmail-Konto an eine oder mehr E-Mail-Adressen, wenn sie ausgelöst wird. Das ist hilfreich, wenn du einer Person eine E-Mail schicken willst, um sie an die Erledigung einer überfälligen Aufgabe zu erinnern oder um dein Team über den Status aller deiner offenen Projekte zu informieren.

So richtest du einen Button zum Senden einer E-Mail ein:

1. Wähle oben rechts in der Datenbank ••• aus → Eigenschaften → Neue Eigenschaft → Button.

2. Wähle Automatisierung bearbeiten.

3. Wähle Aktion hinzufügen → E-Mail senden an… aus.

4. Wenn dein Notion-Konto bereits mit einem Gmail-Konto verknüpft ist, wird deine E-Mail-Adresse neben E-Mail versenden von angezeigt. Wenn du für diese Automatisierung ein anderes Gmail-Konto verwenden möchtest, klicke auf deine E-Mail-Adresse → Gmail-Konto hinzufügen.

5. Du kannst verschiedene Elemente in deiner E-Mail einrichten:

   • An: Dies kann eine Personeneigenschaft (z. B. Auslösende Person oder Seitenersteller/-in), eine Person in deinem Workspace oder eine bestimmte E-Mail-Adresse sein. Diese E-Mail-Adresse kann extern sein – sie muss nicht jemandem in deinem Workspace oder Unternehmen gehören.

     • Wähle CC/BCC neben dem An-Feld, um optional eine Person als CC oder BCC hinzuzufügen.

   • Betreff: Gib einen Betreff für deine E-Mail ein. Wähle im Feld Betreff@ aus, wenn dein Betreff eine Eigenschaft aus deiner Auslöseseite, eine Uhrzeit oder ein Datum, eine Person oder eine Gruppe in deinem Workspace oder einen Link zu einer Seite in deinem Workspace enthalten soll. Wähle im Feld Betreff∑ aus, wenn du eine Formel für deinen Betreff erstellen möchtest.

   • Nachricht: Gib eine Nachricht für deine E-Mail ein. Wähle im Feld Nachricht@ aus, wenn deine Nachricht eine Eigenschaft aus deiner Trigger-Seite, eine Uhrzeit oder ein Datum, eine Person oder eine Gruppe in deinem Workspace oder einen Link zu einer Seite in deinem Workspace enthalten soll. Wähle im Feld Nachricht∑ aus, wenn du eine Formel für deine Nachricht erstellen möchtest.

   • Mit Anzeigename senden: Dieser optionale Anzeigename erscheint bei Empfänger/-innen neben deiner E-Mail. Wähle im Feld Anzeigename @ aus, wenn dein Anzeigename eine Eigenschaft aus deiner Trigger-Seite, eine Uhrzeit oder ein Datum, eine Person oder eine Gruppe in deinem Workspace oder einen Link zu einer Seite in deinem Workspace enthalten soll. Wähle im Feld Anzeigename ∑ aus, wenn du eine Formel für deinen Anzeigenamen erstellen möchtest.

     

   • Antworten senden an: Wenn du möchtest, dass Antworten auf deine E-Mail an eine andere Person als die E-Mail-Adresse gesendet werden, mit der du sie gesendet hast, kannst du diese optionale Einstellung verwenden, um die Antwort an eine Personeneigenschaft oder eine Person in deinem Workspace zu senden.

Du kannst eine individuelle Variable mit Erwähnungen und Formeln definieren. Du kannst diese Variable dann in anderen Button-Aktionen der Datenbank verwenden. Um eine Variable zu definieren:

1. Wähle oben rechts in der Datenbank ••• aus → Eigenschaften → Neue Eigenschaft → Button.

2. Wähle Automatisierung bearbeiten.

3. Wähle Neue Aktion → Variablen definieren aus.

4. Klicke auf Variable 1, um der Variable einen Namen zu geben, die Formel zu bearbeiten oder sie zu duplizieren. Du kannst auch Variable hinzufügen auswählen.

5. Wähle im Variablenfeld @ oder ∑ aus, um deine Variablen zu definieren.

6. Du kannst diese Variablen in zusätzlichen Button-Aktionen verwenden.

Du kannst Erwähnungen und Formeln in deinen Button-Aktionen verwenden, damit deine Automatisierungen besser für dich funktionieren. Hier ein Beispiel:

• Du könntest das Datum im Namen einer neuen Seite erwähnen, die dein Button in einer bestimmten Datenbank erstellt.

• Du könntest einen Button einrichten, um eine Benachrichtigung an jemanden zu senden, der eine bestimmte Seite in deinem Notion Workspace erwähnt.

Um eine Erwähnung oder Formel in eine Datenbank-Button-Aktion einzubinden:

1. Wähle oben rechts in der Datenbank ••• aus → Eigenschaften → Neue Eigenschaft → Button.

2. Wähle Automatisierung bearbeiten.

3. Wähle eine vorhandene Aktion oder Aktion hinzufügen aus.

4. Wenn du die Button-Aktion einrichtest, wählst du im Feld @ aus, wenn du ein Datum, eine Person, eine Seite oder eine Gruppe erwähnen willst. Wähle im Feld ∑ aus, wenn du eine Formel erstellen möchtest.

5. Klicke auf Speichern.