Datenbankautomatisierungen

Datenbankautomatisierungen sind Abfolgen von Aktionen, die automatisch erfolgen, wenn bestimmte Änderungen an einer Datenbank vorgenommen werden. Automatisierungen bestehen sowohl aus Auslösern (den Ereignissen, die die Automatisierung einleiten) als auch aus Aktionen (den Auswirkungen der Automatisierung). Datenbankautomatisierungen sollen dir dabei helfen, Zeit zu sparen und deine Arbeit zu vereinfachen. Entsprechend deiner Bedürfnisse können sie sehr einfach oder auch komplexer sein.

Datenbankautomatisierungen können für viele Dinge verwendet werden, darunter:

• Einer bestimmten Person eine Aufgabe zuweisen, wenn sich der Status ändert.

• Senden einer Slack-Benachrichtigung an einen Kanal, wenn eine Seite zu einer Datenbank hinzugefügt wird.

• Datenbank-Automatisierungen sind für kostenpflichtige Pläne auf allen Plattformen verfügbar.

• Datenbankautomatisierungen können von Nutzer/-innen mit einem kostenpflichtigen Plan, die vollen Zugriff auf die Datenbank haben, erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden.

• Slack-Automatisierungen können jedoch nur von der Person bearbeitet werden, die die Automatisierung erstellt hat.

• Nutzer/-innen des kostenlosen Plans können Automatisierungen für Slack-Benachrichtigungen erstellen, aber keine anderen Automatisierungen.

• Nutzer/-innen des kostenlosen Plans können vorhandene Automatisierungen in Vorlagenverwenden, aber sie können sie nicht bearbeiten.

So erstellst du eine Datenbankautomatisierung:

1. Klicke auf ⚡ oben in einer Datenbank → Neue Automatisierung.

2. Gib deiner Datenbankautomatisierung einen Namen, wenn du möchtest.

3. Wähle Neuer Auslöser aus, um einen Auslöser zu erstellen. Wähle dann Auslöser hinzufügen, um weitere Auslöser zu erstellen. Erfahre mehr über die Arten von Auslösern weiter unten →

4. Wähle Neue Aktion aus, um eine Aktion zu erstellen. Wähle dann Aktion hinzufügen aus, um weitere Aktionen zu erstellen. Mehr über die verschiedenen Arten von Aktionen erfährst du weiter unten →

5. Wähle Erstellen.

Automatisierungen können einen oder mehrere Auslöser haben. Wenn du eine Automatisierung einrichtest, kannst du entscheiden, ob sie ausgelöst werden soll, wenn einer der Auslöser eintritt oder wenn alle Auslöser eintreten.

Du kannst zwischen zwei Arten von Auslösern wählen: Seite hinzugefügt oder Eigenschaft bearbeitet.

Wenn du einen Auslöser Eigenschaft bearbeitet auswählst, kannst du angeben, welche Eigenschaften aus deiner Datenbank die Automatisierung auslösen sollen.

Für die Eigenschaften Name, Person, Nummer, Text, Auswahl und Verknüpfung kannst du auswählen, welche Arten von Änderungen an dieser Eigenschaft eine Automatisierung auslösen sollen. Du könntest zum Beispiel eine Liste mit Kontakten in einer Notion-Datenbank haben und eine Automatisierung einrichten, bei der der Auslöser eine Telefonnummer ist, die mit den Ziffern 030 beginnt. Die Aktion ist, dass der Wohnort dieser Person auf Berlin eingestellt wird.

Du kannst auch mehr als eine Voraussetzung für deinen Auslöser haben, sodass zwei oder mehr Aspekte zutreffen müssen, damit die Automatisierung ausgeführt wird.

Automatisierungen können eine oder mehrere Aktionen ausführen. Du kannst aus einer Vielzahl von Aktionen wählen:

• Eigenschaft bearbeiten bearbeitet die Eigenschaften von Seiten in der Datenbank, in der du dich gerade befindest.Bei Mehrfachauswahl-, Personen- und Verknüpfungseigenschaften kannst du statt aller Werte auch nur einzelne Werte hinzufügen oder entfernen. Zum Beispiel kannst du eine Aufgabendatenbank verwenden, in der dein Name automatisch der Personeneigenschaft hinzugefügt wird, wenn der Aufgabenname das Wort „Blog“ enthält. Und zwar auch dann, wenn bereits andere Personen dieser Aufgabe zugeordnet sind.

• Seite hinzufügen zu fügt eine Seite zu einer Datenbank deiner Wahl hinzu und bearbeitet die Eigenschaften dieser Seite.

• Seiten bearbeiten in bearbeitet Seiten und Eigenschaften in einer Datenbank deiner Wahl.

• Benachrichtigung senden an sendet eine Benachrichtigung an bestimmte Personen in deinem Notion-Workspace. Du kann bis zu 20 Personen in deinem Workspace auswählen, die mit einer bestimmten Personeneigenschaft in deiner Datenbank verbunden sind. Füge eine Nachricht hinzu, die mit der Benachrichtigung einhergehen soll.

• E-Mail senden an sendet eine E-Mail von deinem Gmail-Konto an eine oder mehrere Personen. Mehr darüber erfährst du weiter unten.

• Webhook senden sendet eine HTTP-POST-Anfrage an die angegebene URL. Erfahre mehr in diesem Artikel →

• Slack-Benachrichtigung senden an sendet eine Benachrichtigung an einen ausgewählten Slack-Kanal. Erfahre mehr über die Slack-Einbindung von Notion hier →

• Variablen definieren: Damit kannst du eine individuelle Variable mithilfe von Erwähnungen und Formeln erstellen. Du kannst diese Variable dann in anderen Button-Aktionen der Datenbank verwenden. Mehr darüber erfährst du weiter unten.

Die Datenbank-Automatisierungs-Aktion E-Mail versenden an versendet wenn ein Auslöser auftritt von deinem Gmail Konto eine E-Mail an eine oder mehr E-Mail-Adressen. Das ist hilfreich, wenn du einer Person eine E-Mail schicken willst, um sie an die Erledigung einer überfälligen Aufgabe zu erinnern oder um dein Team über den Status aller offenen Projekte zu informieren.

So richtest du eine Automatisierung zum Senden einer E-Mail ein:

1. Klicke oben in der Datenbank auf ⚡ und wähle dann Neue Automatisierung oder eine bestehende Automatisierung aus.

2. Wähle Neue Aktion oder Aktion hinzufügen → E-Mail senden an…aus.

3. Wenn dein Notion-Konto bereits mit einem Gmail-Konto verknüpft ist, wird deine E-Mail-Adresse neben E-Mail senden von angezeigt. Wenn du für diese Automatisierung ein anderes Gmail-Konto verwenden möchtest, klicke auf deine E-Mail-Adresse → Gmail-Konto hinzufügen.

4. Du kannst verschiedene Elemente in deiner E-Mail einrichten:

   • An: Dies kann eine Personeneigenschaft (z. B. Auslösende Person oder Seitenersteller/-in), eine Person in deinem Workspace oder eine bestimmte E-Mail-Adresse sein. Diese E-Mail-Adresse kann extern sein — sie muss nicht jemandem in deinem Workspace oder in deinem Unternehmen gehören.

     • Wähle CC/BCC neben dem An-Feld, um optional eine Person als CC oder BCC hinzuzufügen.

   • Betreff: Gib einen Betreff für deine E-Mail ein. Wähle im Feld Betreff@ aus, wenn dein Betreff eine Eigenschaft aus deiner Auslöseseite, eine Uhrzeit oder ein Datum, eine Person oder eine Gruppe in deinem Workspace oder einen Link zu einer Seite in deinem Workspace enthalten soll. Wähle im Feld Betreff∑ aus, wenn du eine Formel für deinen Betreff erstellen möchtest.

   • Nachricht: Gib eine Nachricht für deine E-Mail ein. Wähle im Feld Nachricht@ aus, wenn deine Nachricht eine Eigenschaft aus deiner Trigger-Seite, eine Uhrzeit oder ein Datum, eine Person oder eine Gruppe in deinem Workspace oder einen Link zu einer Seite in deinem Workspace enthalten soll. Wähle im Feld Nachricht∑ aus, wenn du eine Formel für deine Nachricht erstellen möchtest.

   • Mit Anzeigename senden: Dieser optionale Anzeigename erscheint neben deiner E-Mail, wenn eine Person sie erhält. Wähle im Feld Anzeigename @ aus, wenn dein Anzeigename eine Eigenschaft aus deiner Trigger-Seite, eine Uhrzeit oder ein Datum, eine Person oder eine Gruppe in deinem Workspace oder einen Link zu einer Seite in deinem Workspace enthalten soll. Wähle im Feld Anzeigename ∑ aus, wenn du eine Formel für deinen Anzeigenamen erstellen möchtest.

     

   • Antworten senden an: Wenn du möchtest, dass Antworten auf deine E-Mail an eine andere Person als die E-Mail-Adresse gesendet werden, mit der du sie gesendet hast, kannst du diese optionale Einstellung verwenden, um die Antwort an eine Personeneigenschaft oder eine Person in deinem Workspace zu senden.

Du kannst eine individuelle Variable mit Erwähnungen und Formeln definieren. Du kannst diese Variable dann in anderen Button-Aktionen der Datenbank verwenden. Um eine Variable zu definieren:

1. Klicke oben in der Datenbank auf ⚡ und wähle dann Neue Automatisierung oder eine bestehende Automatisierung aus.

2. Wähle Neue Aktion oder Aktion hinzufügen → Variablen definierenaus.

3. Klicke auf Variable 1, um der Variable einen Namen zu geben, die Formel zu bearbeiten oder sie zu duplizieren. Du kannst auch Variable hinzufügen auswählen.

4. Wähle im Variablenfeld @ oder ∑ aus, um deine Variablen zu definieren.

5. Du kannst diese Variablen in weiteren Automatisierungsaktionen verwenden.

Lass uns ein Beispiel dafür ansehen, wann und wie du eine individuelle Variable erstellen könntest. Angenommen, du möchtest eine Automatisierung einrichten, bei der, wenn eine übergeordnete Aufgabe als erledigt markiert wird, alle ihre Unteraufgaben automatisch als erledigt markiert werden.

1. Klicke oben in der Datenbank auf ⚡ und wähle dann Neue Automatisierung oder eine bestehende Automatisierung aus.

2. Wähle für den Auslöser Wenn der Status auf Abgeschlossen geändert wird aus.

3. Wähle Neue Aktion oder Aktion hinzufügen → Variablen definierenaus.

4. Wähle im Feld unter Variable 1∑ aus.

5. In dem sich öffnenden Fenster wählst du in der Liste der Eigenschaften auf der linken Seite Auslöseseite aus.

6. Setze in deiner Formel einen Punkt hinter Auslöseseite ein, so dass deine Formel Auslöseseite. lautet. Danach siehst du die Eigenschaften der Auslöseseite in der Liste der Eigenschaften auf der linken Seite.

7. Wähle Unterelement aus. Deine Formel sollte jetzt Auslöseseite.Unterelement lauten.

8. Speichere deine Formel. Jetzt ist deine individuelle Variable als die Unterelemente der Seite definiert, die deine Automatisierung auslöst oder mit anderen Worten, der Seite, die als abgeschlossen markiert ist.

9. Wähle nun in den Einstellungen für die Datenbankautomatisierungen Aktion hinzufügen aus.

10. Wähle Bearbeite Seiten in... aus.

11. Öffne das Dropdown-Menü Datenbank auswählen und wähle Variable 1 aus. Das bedeutet, dass die Automatisierung die Seiten bearbeitet, die mit der Variable 1 verknüpft sind oder anders gesagt, die Unterelemente, die mit der als abgeschlossen markierten Seite verbunden sind.

12. Öffne die Dropdown-Liste Eigenschaft bearbeiten und wähle Status aus.

13. Öffne das Dropdown-Menü Auswählen und wähle Abgeschlossen aus.

14. Nun klickst du auf Speichern.

Wenn du das nächste Mal ein übergeordnetes Item mit Unterelementen als abgeschlossen markierst, solltest du sehen, dass sich der Status aller Unterelemente ebenfalls auf abgeschlossen ändert!

Du kannst Erwähnungen und Formeln in deinen Datenbank-Automatisierungsaktionen verwenden, damit deine Automatisierungen besser für dich funktionieren. Hier ein Beispiel:

• Du könntest das Datum im Namen einer neu erstellten Seite in deiner Datenbank erwähnen.

• Du könntest eine Datenbankautomatisierung einrichten, um eine Benachrichtigung an Personen zu senden, die eine bestimmte Seite erwähnen.

• Du könntest einer Person automatisch eine Nachricht schicken, wenn ein Ticket gelöst wurde, und in dieser Nachricht eine Formel verwenden, die die Zeit berechnet, die für die Bearbeitung des Tickets benötigt wurde.

Um eine Erwähnung oder Formel in eine Datenbank-Automatisierungsaktion aufzunehmen:

1. Klicke oben in der Datenbank auf ⚡ und wähle dann Neue Automatisierung oder eine bestehende Automatisierung aus.

2. Wähle Neue Aktion oder Aktion hinzufügen aus. Finde die gewünschte Aktion und wähle sie aus.

3. Wenn du die Automatisierungsaktion einrichtest, wähle im Feld @ aus, wenn du ein Datum, eine Person, eine Seite oder eine Eigenschaft aus der Auslöseseite in deiner Datenbank erwähnen willst. Wähle im Feld ∑ aus, wenn du eine Formel erstellen möchtest.

4. Wenn du fertig bist, klicke auf Speichern.

So kannst du alle vorhandenen Automatisierungen für eine Datenbank anzeigen und verwalten:

1. Klicke oben in einer Datenbank auf ⚡.

2. Bewege den Mauszeiger über die Automatisierung und klicke auf •••.

3. Wähle Bearbeiten, Anhalten oder Löschen.