Formulare

Formulare machen es einfach, Informationen von anderen zu erfassen, auch wenn diese Personen nicht Teil deines Notion-Workspaces sind oder Notion überhaupt nicht nutzen. Alle Mitglieder in jedem Notion Plan können Formulare erstellen und verwenden.

Formulare sind mit Datenbanken verknüpft, sodass jede Frage in deinem Formular mit einer Eigenschaft in deiner Datenbank verknüpft ist. Auf diese Weise wird dein Formular direkt neben den Antworten angezeigt. Du kannst die gesammelten Informationen auf die gleiche Weise verwenden, wie du auch die Informationen aller anderen Datenbank verwendest.

So erstellst du ein neues Formular:

1. Gib auf einer Seite den Slash-Befehl /formular ein.

2. Wähle im angezeigten Menü Formular aus.

Wenn du dein neues Formular erstellst, wird automatisch eine Eigenschaft Befragte Person erstellt, um die Namen der von dir befragten Personen zu erfassen. Du kannst den befragten Personen auch erlauben, anonym zu bleiben. Nutze dazu die Einstellungen für die Formularfreigabe →

Wenn du bereits eine Datenbank hast, in der du Informationen von verschiedenen Personen sammelst, kannst du ganz einfach ein Formular zu dieser Datenbank hinzufügen! So erstellst du ein Formular aus einer bestehenden Datenbank:

1. Wähle in einer Datenbank + neben deinen vorhandenen Ansichten. Je nach Bildschirmgröße musst du möglicherweise das Dropdown-Menü neben deiner aktuellen Ansicht öffnen und Ansicht hinzufügen auswählen.

2. Wähle im angezeigten Menü Formular aus.

3. Wähle Erstelle {#} Fragen, um fortzufahren.

Erstelle die Eigenschaft Erstellt von in deiner Datenbank, wenn du die Namen der befragten Personen erfassen möchtest. Du kannst den befragten Personen auch erlauben, anonym zu bleiben. Nutze dazu die Einstellungen für die Formularfreigabe →

Sobald du ein Formular erstellt hast, wirst du zum Formular-Editor weitergeleitet, der wie folgt aussieht.

Mit dem Tool zum Erstellen von Formularen kannst du entscheiden, wie dein Formular aussehen und funktionieren soll, wenn du es für andere zum Ausfüllen freigibst. So passt du dein Formular an:

1. Gib deinem Formular einen Titel und optional eine Beschreibung.

2. Bewege den Mauszeiger über den Titel des Formulars, um ein Formular-Icon oder ein Formular-Cover hinzuzufügen.

3. Klicke auf die Fragen in deinem Formular, um diese zu bearbeiten. Standardmäßig werden alle Änderungen, die du im Formular vornimmst, mit den Namen deiner Datenbankeigenschaften synchronisiert. Wenn du zum Beispiel eine neue Frage namens „Welche Uhrzeit bevorzugst du?“ erstellst, dann wird in deiner Datenbank eine neue Eigenschaft mit demselben Namen erstellt. Wenn du eine Formularfrage von „Lieblingsfarbe“ zu „Was ist deine Lieblingsfarbe?“ änderst, dann wird auch die Datenbankeigenschaft „Lieblingsfarbe“ in „Was ist deine Lieblingsfarbe?“ umbenannt.

4. Um deinem Formular weitere Fragen hinzuzufügen, wähle + unter der letzten Frage aus.

5. Bewege den Mauszeiger über Fragen in deiner Datenbank und wähle •••. Von hier aus hast du folgende Möglichkeiten:

   • Die Frage als Erforderlich festlegen. Das bedeutet, dass die befragten Personen diese Frage beantworten müssen, um das Formular absenden zu können.

   • Deiner Frage eine Beschreibung hinzufügen, damit andere besser verstehen können, worum es geht.

   • Lange Antwort für Fragen in Texteigenschaften zulassen.

   • Den Fragetyp ändern, welcher dem Eigenschaftstyp entspricht. Dies könnte etwa ein Fragetyp oder eine Eigenschaft mit Mehrfachauswahl sein, wenn du eine Ja- oder Nein-Frage stellen möchtest. Es könnte ein Fragetyp oder eine Eigenschaft mit Datum sein, wenn du nach der Verfügbarkeit oder nach dem Geburtstag einer Person fragen möchtest.

     • Für Fragen, die an Mehrfachauswahl-, Verknüpfungs- und Personeneigenschaften gebunden sind, kannst du eine maximale Anzahl von Optionen pro Antwort angeben.

   • Deaktiviere Mit Eigenschaftsname synchronisieren, wenn deine Formularfragen von den Namen deiner Datenbankeigenschaften abweichen sollen. Nutze diese Option, wenn du in deinem Formular zum Beispiel die Frage „Was ist deine Lieblingsfarbe?“ stellen möchtest, aber die Antworten unter einem simpleren Eigenschaftsnamen wie „Lieblingsfarbe“ gesammelt werden sollen.

   • Frage duplizieren oder Frage löschen.

6. Füge Bedingungen zu einer Multiple-Choice-Frage hinzu(z. B.: Wenn der Nutzer oder die Nutzerin Option A auswählt, leite ihn oder sie zu einer bestimmten Folgefrage weiter.)

   • Bewege den Mauszeiger über die Antwortoption, zu der du eine Bedingung hinzufügen möchtest. Klicke auf das Teilungssymbol,das angezeigt wird. Wähle die Frage aus, zu der du den Nutzer oder die Nutzerin als nächstes leiten möchtest.

7. Wähle ••• oben bei der Formularerstellung aus → Formular individuell anpassen. Hier kannst du das Erscheinungsbild für deine Befragten anpassen, z. B. die Farbe und den Text des Absende-Buttons sowie den Bestätigungstext und das Bestätigungsfeld.

8. Wenn du mit der Einrichtung deines Formulars fertig bist, wähle oben Vorschau, um zu sehen, wie dein Formular anderen nach dem Teilen angezeigt wird.

So kannst du dein Formular teilen:

1. Wähle Formular teilen oben im Formular-Editor aus.

2. Wähle Wer kann ausfüllen und wähle eine der folgenden Optionen aus:

   • Alle Personen in {dein Workspace} mit Link: Dadurch können alle Workspace-Mitglieder das Formular ausfüllen, wenn sie den Link haben. Gäste können das Formular nur ausfüllen, wenn sie Zugang zur mit dem Formular verbundenen Datenbank erhalten haben.

   • Alle im Web mit Link: Dadurch können Personen mit dem Link das Formular ausfüllen, wenn sie nicht Teil deines Notion-Workspaces sind und wenn sie Notion nicht nutzen.

   • Kein Zugriff: Dadurch wird dein Formular geschlossen und keine neuen Antworten angenommen.

3. Wenn dein Formular nur für Personen in deinem Workspace verfügbar ist und anonyme Antworten deaktiviert sind, kannst du Einreichungszugriff auswählen. Dadurch kannst du festlegen, wie Befragte mit ihren eingegangenen Einreichungen interagieren können:

   • Kein Zugriff: Dadurch können Befragte ihre Antworten im Formular nach dem Absenden nicht mehr sehen.

   • Kann anzeigen: Dadurch können Befragte ihre Antworten im Formular nach dem Absenden sehen.

   • Kann kommentieren: Dadurch können Befragte ihre Antworten im Formular nach dem Absenden kommentieren.

   • Kann bearbeiten: Dadurch können Befragte ihre Antworten im Formular nach dem Absenden bearbeiten.

   • Vollzugriff: Dadurch können Befragte ihre Antworten im Formular nach dem Absenden bearbeiten und die Berechtigungen für die Seite mit ihren Antworten aktualisieren.

4. Wenn du dein Formular mit allen im Web mit Link geteilt hast und du einen kostenpflichtigen Notion-Plan hast, kannst du das Notion-Branding aktivieren oder deaktivieren, um das Notion-Logo in deinem Formular anzuzeigen oder zu verbergen.

5. Aktiviere oder deaktiviere Anonyme Antworten, um Namen von Befragten beim Ausfüllen deines Formulars zu erfassen oder nicht. Befragte von Formularen, die für Alle im Web mit Link verfügbar sind, werden automatisch anonymisiert.

   • In neu erstellten Formularen werden diese Informationen in der Eigenschaft Befragte Person erfasst, die automatisch in deiner Datenbank erstellt wird.

   • In Formularen, die aus einer bestehenden Datenbank erstellt wurden, kannst du der Datenbank eine Eigenschaft Erstellt von hinzufügen, um diese Informationen zu erfassen.

6. Kopiere den Link zum Formular oben im Menü und schon kannst du es teilen.

Du kannst ein Formular auf deinem Desktop oder Mobilgerät ausfüllen, solange du über den Formularlink und die erforderlichen Berechtigungen verfügst. Bitte beachte, dass einige Formulare nur ausgefüllt werden können, wenn du in dem Notion-Workspace angemeldet bist, in dem das Formular erstellt wurde.

Um eine Kopie deiner Formularantworten zu erhalten, musst du dich in deinem Notion-Konto anmelden oder ein neues erstellen. Du kannst deine Formularantworten nur bearbeiten, wenn du über die Berechtigungen Kann Inhalt bearbeiten für die Datenbank oder Kann bearbeiten für die Datenbankseite verfügst, auf der deine Antworten gespeichert sind.

Formularantworten werden standardmäßig in einer Tabellenansicht deiner Datenbank mit dem Namen Antworten gespeichert. Du siehst deine Formularfragen als Datenbankeigenschaften.

Du kannst Automatisierungen für dein Formular erstellen, sodass bestimmte Aktionen ausgeführt werden, wenn du eine neue Antwort erhältst oder wenn eine Frage auf eine bestimmte Art und Weise beantwortet wird. Du kannst der befragten Person Status-Updates senden, ihr Benachrichtigungen in Slack senden und vieles mehr.

Das funktioniert so:

1. Öffne deinen Formular-Editor.

2. Wähle oben ••• → Automatisierungen.

3. Füge einen oder mehrere Auslöser für die Automatisierung hinzu.

4. Füge eine oder mehrere Aktionen für die Automatisierung hinzu.

Mehr über Automatisierungen erfährst du hier →

Wenn du Workspace-Besitzer/-in im Enterprise Plan bist, kannst du verhindern, dass Workspace-Mitglieder Formulare für alle im Web mit Link zugänglich machen. Hierzu kannst du als Workspace-Besitzer/-in Folgendes tun:

1. Gehe zu Einstellungen → Sicherheit.

2. Aktiviere im Tab Sicherheit die Option Veröffentlichung von Websites und Formularen deaktivieren.

Alle bereits im Internet veröffentlichen Formulare werden deaktiviert, sobald du diese Einstellung aktivierst. Beachte, dass das Aktivieren dieser Einstellung auch verhindert, dass Mitglieder deines Workspaces Notion-Websites veröffentlichen.

Wenn du unangemessene Inhalte in einem Formular melden möchtest, schreibe eine E-Mail an team@makenotion.com mit einem Link zu dem Formular, das du melden möchtest. Wenn es möglich ist, füge Informationen darüber hinzu, warum du das Formular meldest.