Accélérez et simplifiez la gestion de projets grâce aux automatisations de bases de données

Si la gestion de projet (ou plus globalement du travail) est votre quotidien, vous savez que les tâches répétitives peuvent vite s’accumuler : mise à jour de l’état du projet, ajout et attribution de nouvelles tâches, envoi de rappels, et ainsi de suite, du lancement du projet à sa clôture.

La charge de travail manuel ne fait qu’augmenter à mesure que votre équipe s’agrandit. Mais avec Notion, ces tâches fastidieuses peuvent devenir des processus automatiques de votre base de données, qui une fois définis s’exécutent sans que vous ayez à y penser.

Dans ce guide, nous vous expliquons comment utiliser les automatisations de base de données pour accélérer certaines étapes de votre travail et rationaliser vos processus afin de ne rien laisser au hasard.

Une automatisation de base de données comprend deux étapes : d’abord un événement déclencheur, puis une séquence d’actions. Le déclencheur correspond à un changement dans les propriétés de la base de données. L’automatisation est un rapport de cause à effet : « Quand l’un de ces événements se produit (déclencheur), alors exécute ces actions. »

Par exemple, votre déclencheur peut être l’ajout d’une nouvelle page dans la base de données, et l’action qui en résulte peut être le remplissage automatique de certaines propriétés avec les réponses que vous avez choisies.

Les automatisations de base de données peuvent compléter ou mettre à jour des propriétés, ajouter ou modifier des pages dans une autre base de données, ou encore envoyer des notifications Slack. Vous pouvez personnaliser les automatisations en fonction de vos besoins et en exécuter plusieurs dans la même base de données pour différentes situations.

Bien que cette fonctionnalité soit disponible dans toutes les bases de données Notion, elle s’avère particulièrement pertinente dans le contexte de la gestion de projet, où vous avez besoin de workflows précis pour vous assurer que rien ne se perd et que tout le monde reste à jour.

Les automatisations de base de données ont trois avantages principaux :

• Limiter la perte de temps entre les tâches : plutôt que d’attendre qu’on leur attribue leur prochain projet, les membres de votre équipe reçoivent une notification dès qu’une nouvelle tâche est créée.

• Prévenir les erreurs humaines : quand votre équipe jongle avec plusieurs projets, ce sont souvent les tâches manuelles (comme la réaffectation d’une tâche) qui sont oubliées. La mise en place d’automatisations permet de réduire la charge mentale de chacun et d’éviter les oublis.

• Fluidifier la gestion de projet : les automatisations de base de données sont natives de Notion. Vous n’avez donc pas besoin de créer des workflows complexes à l’aide d’outils externes. Vous pouvez gérer tous vos projets dans Notion pour limiter les changements de contexte et préserver la concentration et la qualité de travail de votre équipe.

Vous pouvez mettre en place des automatisations de base de données en quelques étapes simples.

Dans votre base de données de projets ou de tâches :

1. Allez dans le menu des options ... et sélectionnez Automatisations ou cliquez sur l’icône en forme d’éclair.

2. Choisissez Nouvelle automatisation et renommez-la si vous le souhaitez.

3. Ensuite, sélectionnez vos déclencheurs, qui peuvent être l’ajout d’une nouvelle page, la modification d’une ou plusieurs propriétés spécifiques, ou la modification de n’importe quelle propriété (option N’importe quelle propriété). Les déclencheurs sont formatés avec la fonction « ou », de sorte que n’importe lequel des déclencheurs configurés produit l’automatisation.

4. Choisissez les actions qui en découlent, comme l’ajout d’une nouvelle page à cette base de données ou à une autre base de données, la modification d’une propriété (dans cette base de données ou dans une autre), ou encore l’envoi d’une notification Slack.

5. Cliquez sur Créer pour enregistrer l’automatisation.

Chaque fois que vous souhaitez modifier vos automatisations, revenez dans le menu et effectuez vos modifications.

Vous souhaitez créer vos propres automatisations ?

Voici quelques exemples utiles à tester dans vos bases de données de projets et de tâches.

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle tâche à votre base de données, vous pouvez y associer un état, l’attribuer à quelqu’un et envoyer une notification à la personne concernée.

Pour ce faire, créez une nouvelle automatisation et nommez-la, par exemple, « Nouvelle tâche qualifiée ». Cliquez sur + Ajouter un déclencheur et sélectionnez + Ajout de page.

Dans le menu + Ajouter une action, donnez à toutes les nouvelles pages l’état Pas commencé et sélectionnez un membre de l’équipe à qui les attribuer. Enfin, cliquez sur Envoyer une notification Slack à et choisissez la personne que vous souhaitez notifier.

Désormais, chaque fois que vous ajouterez une nouvelle tâche, toutes ces propriétés seront remplies automatiquement et une notification Slack sera envoyée.

Pour simplifier le processus de lancement d’un projet, vous pouvez créer une automatisation Lancement de projet dans votre base de données Projets.

Le déclencheur sera le passage de l’état Pas commencé à l’état Planification, et les actions subséquentes permettront de programmer automatiquement une réunion de lancement de projet et d’en informer le chef de projet.

Dans le menu Actions, sélectionnez Ajouter une page à et recherchez la base de données des notes de réunion. Nommez la nouvelle page Lancement de projet et cliquez sur Modifier une autre propriété pour mentionner tous les membres de l’équipe et définir la date de la réunion sur Aujourd’hui, qui sera la date du jour où toutes ces étapes seront déclenchées. Enfin, vous pouvez envoyer une notification Slack au chef de projet pour l’avertir que le projet est sur le point de démarrer.

Supposons que le service d’assistance de votre entreprise dispose d’une base de données incluant un formulaire dans lequel les membres des équipes peuvent soumettre des demandes directement. Vous souhaitez envoyer une notification à la personne responsable chaque fois que le formulaire est rempli. Voici comment procéder :

• Cliquez sur l’icône en forme d’éclair et sélectionnez + Nouvelle automatisation.

• Dans la section des déclencheurs, cliquez sur Page ajoutée.

• Dans la liste d’actions, cliquez sur Envoyer un e-mail à… et personnalisez le contenu de l’e-mail.

Et voilà ! Désormais, dès qu’une nouvelle demande sera envoyée, la personne responsable recevra une notification par e-mail. Pour plus d’informations sur la connexion à Gmail, consultez notre article du site d’aide sur le sujet.

Parfois, les instructions de base de type « si-alors » ne suffisent pas à faire fonctionner votre base de données. Supposons que vous souhaitiez configurer une automatisation qui attribue les nouveaux bugs aux ingénieurs de garde. Cela paraît simple, n’est-ce pas ? Maintenant, imaginez que la rotation des gardes soit enregistrée dans une autre base de données. C’est là que les choses se compliquent. Vous devez alors réunir des données provenant de deux sources différentes pour que cela fonctionne. Or, ce n’est pas aussi simple que vous le pensez. Il est possible que vous deviez combiner quelques points de données pour lancer l’action finale.

C’est là que les automatisations basées sur les formules entrent en jeu. Ces automatisations offrent de multiples possibilités de personnaliser votre flux de tâches. Elles vous permettent de relier facilement des informations issues de différentes bases de données ou d’utiliser des variables spécifiques à la date (comme les calculs de date et d’heure) pour rationaliser votre flux de travail. Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez vous concentrer sur les tâches les plus importantes tandis que Notion gère automatiquement les tâches complexes telles que la mise à jour des états, l’attribution des tâches ou le calcul des chiffres pour les rapports.

Les automatisations basées sur les formules sont très utiles pour créer des actions personnalisées qui extraient des informations d’autres pages ou propriétés. Elles sont également idéales pour les automatisations qui doivent lire des données provenant de différentes bases de données.

Voici comment configurer une automatisation basée sur les formules :

• Cliquez sur l’icône en forme d’éclair en haut de votre base de données.

• Cliquez sur + pour créer une nouvelle automatisation.

• Ajoutez votre premier déclencheur.

• Ensuite, sélectionnez Définir des variables pour lancer la configuration de votre automatisation basée sur les formules.

Maintenant que vous connaissez les principes de base, penchons-nous sur un exemple ! Supposons que vous dirigiez un service d’assistance d’entreprise et que, à chaque fois que votre équipe résout un ticket, vous souhaitiez envoyer une notification Gmail à la personne l’ayant créé.

Voici comment mettre en place tout cela :

• Configurez votre déclencheur : vérifiez d’abord que vous avez configuré votre déclencheur principal. Si tel est le cas, réglez

  l’état de votre déclencheur sur Terminé. Ensuite, activez une action chaque fois qu’un état est réglé sur « Terminé ». Pour ce faire, accédez à la section « Faire » et cliquez sur Envoyer un e-mail à dans la liste d’actions.

• Ajoutez une automatisation basée sur les formules : cliquez sur Ajouter une action, puis sur Définir des variables pour commencer à configurer votre automatisation personnalisée.

L’objectif de votre formule est de : 1) informer les personnes ayant créé le ticket que le problème est résolu et 2) leur indiquer quand il a été résolu. Voici une formule que vous pouvez utiliser :

"Votre ticket"+ page de déclenchement + "a été résolu à"+ heure de déclenchement

Décomposons cette formule :

• "Votre ticket" : introduit le message.

• Les signes + combinent les différentes parties de notre message.

• Page de déclenchement  : renvoie vers le ticket spécifique qui a déclenché l’automatisation.

• "a été résolu à" : permet de situer le contexte.

• Heure de déclenchement : indique l’heure de clôture du ticket.

Vous devriez vous retrouver avec la configuration suivante :

Et voilà ! Lorsque tous les éléments sont réunis, vous obtenez un message convivial et personnalisé. Ce dernier informe la personne qui a créé le ticket que le problème est résolu et lui indique quand il a été pris en charge.

Cette manipulation peut demander un peu de pratique, mais une fois qu’elle est acquise, les automatisations basées sur les formules ouvrent considérablement le champ des possibles. Cela vous permet de créer des actions plus granulaires qui s’adaptent à votre flux de travail, et ainsi d’éviter des solutions de contournement fastidieuses et chronophages.

Vous pouvez facilement automatiser une myriade de petites étapes manuelles dans votre espace de travail grâce aux automatisations de base de données.

Besoin d’inspiration ?

Voici d’autres façons d’utiliser les automatisations de base de données dans votre vie personnelle et professionnelle, avec des modèles utiles pour vous lancer.

• Ajoutez des dates de clôture à votre pipeline de vente : définissez automatiquement la propriété Date de clôture sur Aujourd’hui et envoyez une notification à votre canal Slack #ventes à chaque fois que vous marquez une vente comme Clôturée dans votre Pipeline de vente.

• Attribuez un chargé de recrutement aux nouveaux candidats : dans le système de Suivi des candidats de votre entreprise, vous pouvez créer une automatisation pour marquer le chef de l’équipe d’ingénierie comme chargé de recrutement chaque fois que vous ajoutez un nouveau candidat pour cette équipe. Vous pouvez créer des automatisations similaires pour n’importe quelle équipe.

• Cochez les cours auxquels vous êtes inscrit·e en tant qu’élève : quand vous ajouterez un nouveau cours à la base de données des cours dans votre Suivi des devoirs, la propriété Actuellement inscrit·e sera automatiquement cochée.

• Gérez votre liste de lecture avec des dates de début et de fin : enregistrez les dates de Début et de Fin de toutes vos lectures et organisez-les dans votre Liste de lecture.