Utilisez les formulaires pour collecter, organiser et traiter les réponses directement dans votre espace de travail Notion

Les formulaires sont un excellent outil pour rassembler des informations, qu’il s’agisse de RSVP pour votre prochain grand événement, de demandes internes ou de précieux commentaires de la part de vos clients. Toutefois, les outils de formulaire conventionnels sont souvent à l'origine de silos de données, vous contraignant à la tâche fastidieuse de rassembler les informations ou d'analyser les données dans des systèmes distincts et encombrants. Vous pouvez même devoir payer un supplément pour des fonctionnalités avancées, uniquement pour donner du sens aux informations collectées.

Dans Notion, les réponses aux formulaires sont parfaitement intégrées à votre espace de travail, aux côtés des autres éléments importants. Vous pouvez donc passer aisément de la collecte de données au lancement de la planification, en passant par la résolution de problèmes ou toute autre tâche de votre calendrier. Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez accomplir toutes vos tâches sans avoir à jongler entre plusieurs outils ou à investir des ressources supplémentaires pour tirer le meilleur parti des réponses aux formulaires.

Dans ce guide, découvrez comment...

• Créer des formulaires de bout en bout ou à partir de bases de données existantes

• Utiliser des formulaires pour créer des flux de travail de bout en bout

• Examiner plus en détail les données collectées par le biais des formulaires à l’aide de Notion

Vous pouvez ajouter un formulaire à une base de données existante ou en créer un de bout en bout. Les formulaires sont hautement personnalisables et facilement partageables, tant à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation (même si les personnes avec qui vous les partagez n’ont pas de compte Notion).

Pour créer un formulaire de bout en bout, il vous suffit de créer une nouvelle page et d’accéder à l’option de démarrage rapide Formulaire en bas de la page. Un éditeur de formulaires s’affiche alors, afin que vous puissiez y ajouter toutes les questions et les options dont vous avez besoin.

Vous pouvez également créer un formulaire intégré en tapant simplement /formulaire à n’importe quel endroit de votre page Notion.

Vous disposez déjà d’une excellente base de données qui pourrait bénéficier d’un formulaire ? Au lieu de partir de zéro, vous pouvez ajouter un formulaire à votre base de données en quelques secondes. Il suffit de cliquer sur le signe + en haut de votre base de données et de sélectionner Formulaire dans le menu déroulant. Passez le formulaire en revue rapidement, apportez les ajustements nécessaires et commencez à collecter des réponses qui s’intègrent parfaitement à vos données.

Les formulaires Notion peuvent être facilement personnalisés avec différents types de questions, notamment les questions à sélection unique, les questions à sélection multiple, les questions de texte, les questions de date, les questions de personne, les questions de fichiers et de médias, les questions de nombre et bien plus encore !

Voici comment réussir vos formulaires :

• Utilisez des réponses anonymes si nécessaire : pensez à laisser aux participant·es la possibilité de rester anonymes. Cette option s’avère particulièrement utile lorsque vous posez des questions sur des sujets sensibles. Les gens se sentiront plus à l’aise pour répondre honnêtement.

• Ajoutez du contexte avec des descriptions conviviales : par exemple, lorsque vous posez des questions sur les besoins alimentaires, précisez « Cette information nous permet de nous assurer que tout le monde peut savourer son repas en toute sécurité ». Ces conseils améliorent la qualité des réponses et montrent que nous faisons preuve d’attention envers les autres.

• Marquez les questions clés comme obligatoires : par exemple, pour la « note de satisfaction globale » dans un formulaire de commentaires. Cette option nous permet d’obtenir les informations dont nous avons besoin pour chaque réponse, sans submerger les gens.

• Créez une page d’envoi conviviale : pour réaliser un sondage auprès d’une équipe, essayez par exemple : « Merci pour votre contribution ! Vos commentaires influencent directement la façon dont nous améliorons notre lieu de travail. » Pensez à ajouter un lien vers les initiatives d’amélioration interne : cela montre que nous sommes activement à l’écoute et désireux d’apporter des changements positifs.

Les formulaires dans Notion sont bien plus que de simples outils de collecte de données : ils permettent de relancer l’intégralité de votre flux de travail. Supposons que vous soyez un gestionnaire de contenu chargé de créer un formulaire d’admission pour permettre aux différentes équipes de soumettre des demandes de création. Grâce aux formulaires Notion, vous disposez d’un outil simple qui permet d’ajouter des demandes sans avoir à comprendre le fonctionnement d’une base de données.

Si vous disposez déjà d’une base de données de contenu, vous pouvez aisément créer un formulaire basé sur ses propriétés. Que se passe-t-il alors lorsque les demandes commencent à affluer ? Comment s’assurer que les demandes sont traitées automatiquement, afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches créatives ?

Voici comment configurer ces fonctionnalités :

• Automatisez les attributions de tâches — Lorsque les réponses affluent, il vous faut mettre en place un système qui attribue automatiquement les tâches aux membres de l’équipe concernée. Supposons que vous souhaitiez attribuer toutes les demandes de nouveaux articles de blog à Stéphanie. Voici comment procéder :

  • D’abord, cliquez sur l’icône en forme d’éclair en haut à droite de votre base de données.

  • Ensuite, créez un déclencheur qui s’active lorsque la propriété Contenu nécessaire est définie sur Article de blog.

  • Puis, dans la section Action, définissez la propriété Attribuée à au nom de Stéphanie.

Et voilà ! Vous venez de créer un flux de travail rationalisé. Dorénavant, Stéphanie recevra une notification automatique à chaque fois qu’elle se verra attribuer une nouvelle demande d’article de blog.

• Créez des mises à jour personnalisées sur Slack ou par e-mail : vous pouvez configurer une automatisation pour informer Stéphanie sur Slack ou par e-mail lorsqu’une tâche lui est attribuée. Elle sera ainsi immédiatement informée des nouvelles demandes de création. Le processus de configuration est similaire à l’attribution automatique des tâches. Voici comment procéder :

  • Cliquez sur l’icône en forme d’éclair en haut à droite de votre base de données.

  • Créez un déclencheur qui s’active lorsque la propriété Attribuée à est définie sur Stéphanie.

  • Dans la section Action, sélectionnez Envoyer une notification Slack à et choisissez le canal de votre choix. Vous pouvez également sélectionner Envoyer un e-mail à.

En quelques clics, vous avez créé un flux de travail rationalisé. Désormais, les membres de l’équipe se voient attribuer automatiquement les demandes entrantes et les bons canaux reçoivent des notifications instantanées. C’est comme si un assistant personnel s’occupait de toutes les tâches administratives !

Lorsque vous devez jongler entre plusieurs équipes ayant des besoins différents, une approche unique ne suffit pas. Imaginez : vous êtes un chef de produit chargé de rassembler les commentaires qui orienteront la feuille de route de votre produit. Vous exploitez les connaissances des équipes du service client, de la réussite client et de l’expérience utilisateur. Chaque groupe apporte une perspective unique au tableau, et pour obtenir les données les plus précieuses, vous devez poser les bonnes questions. C’est là que les formulaires peuvent considérablement vous faciliter la vie.

Notion vous permet de relier plusieurs formulaires à une seule base de données. Cela signifie que vous pouvez créer des formulaires personnalisés pour chaque équipe tout en canalisant les réponses vers un seul centre. Vous pouvez conserver des propriétés de bases de données communes à différents formulaires (par exemple, l’auteur ou le degré d’urgence de la réponse). Vous pouvez également personnaliser d’autres propriétés en fonction des équipes. Par exemple :

• Les formulaires du service client comportent des propriétés telles que « Type de problème » (p. ex., bug, demande de fonctionnalité, problème de compte) et « Niveau de priorité »

• Les équipes UX peuvent présenter des propriétés telles que « Étape du parcours utilisateur » et « Score de facilité d’utilisation »

En fin de compte, ces différentes propriétés convergent vers une seule base de données, qui vous offre une plateforme centralisée et riche en informations, à partir de laquelle vous pouvez planifier vos prochaines actions.

Loin de se limiter à la collecte de données, Notion permet également de les exploiter. Grâce à nos outils intégrés, vous pouvez filtrer, grouper, trier et afficher directement les résultats dans votre base de données Notion. C’est comme si vous aviez un analyste de données à votre disposition, qui vous aide à repérer les modèles et les tendances que vous auriez pu manquer.

Maintenant que vous avez reçu tous ces précieux retours de la part de vos clients, penchons-nous sur certaines vues de bases de données qui peuvent vous aider à transformer ces réponses en des informations exploitables :

• Graphiques pour analyser les résultats — Créez un graphique circulaire pour voir la répartition des commentaires (comme les rapports de bugs, les demandes de fonctionnalités ou les problèmes d’utilisation) dans toutes les équipes. Cela permet de comprendre rapidement les retours des différentes équipes.

• Tableau kanban pour les demandes urgentes — Configurez une vue de tableau kanban pour classer et suivre les demandes en fonction de leur degré d’urgence (faible, moyen, élevé, critique). Il s’agit d’un excellent outil pour gérer vos priorités.

• Calendrier pour comprendre les délais des demandes — Utilisez une vue de calendrier pour afficher les dates et les délais des demandes. Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble de votre chronologie, ce qui vous permet de gérer votre emploi du temps de manière plus efficace.

• Chronologies pour la planification des projets — Mettez en place une vue chronologique afin de définir votre plan de travail pour traiter les retours et les demandes de fonctionnalité hautement prioritaires. Il s’agit d’un excellent outil pour maintenir vos équipes alignées.

En visualisant les données de différentes manières, vous repérez ainsi les modèles et les tendances que vous auriez pu manquer. Il est ainsi plus simple de comprendre vos informations et de prendre des décisions éclairées sur la base des données recueillies.

Qu’il s’agisse de traiter les retours des clients, de coordonner des événements ou de rationaliser les processus d’équipe, les formulaires constituent une solution complète qui ne se limite pas à la simple collecte de données. Cette approche intégrée vous permet non seulement de gagner du temps et des ressources, mais également de tirer le plus de valeur de chaque réponse et d’exploiter au maximum votre espace de travail Notion interconnecté.