Nutze Formulare, um Antworten direkt in deinem Notion-Workspace zu sammeln, zu organisieren und darauf zu reagieren.

Formulare sind ein großartiges Tool, um Informationen zu sammeln – sei es für Rückmeldungen für deine nächste große Veranstaltung, interne Anfragen oder wertvolles Kundenfeedback. Allerdings entstehen durch herkömmliche Formular-Tools oft Datensilos. Dies führt dazu, dass du Informationen mühsam zusammenfügen oder Daten in separaten und unübersichtlichen Systemen analysieren musst. Es kann sogar sein, dass du für erweiterte Funktionen bezahlen musst. Und das nur, um die gesammelten Informationen auszuwerten.

In Notion fügen sich deine Formularantworten nahtlos in deinen Workspace ein und befinden sich direkt neben allen deinen anderen wichtigen Dingen. Das bedeutet, dass du mühelos von der Datenerfassung zur Planung, Problemlösung oder Bearbeitung anderer Aufgaben, die auf deiner Tagesordnung stehen, übergehen kannst. Und das Beste daran? Das alles kannst du erreichen, ohne mehrere Tools nutzen oder zusätzliche Ressourcen aufwenden zu müssen, um den Wert deiner Formularantworten zu maximieren.

In dieser Anleitung führen wir dich durch folgende Themen:

• Formulare komplett neu oder auf Basis von vorhandenen Datenbanken erstellen

• Verwenden von Formularen zum Aufbau von End-to-End-Workflows

• Tieferer Einblick in die Daten, die du mithilfe von Notion über deine Formulare sammelst

Formulare können in vorhandene Datenbanken eingefügt oder komplett neu erstellt werden. Sie sind hochgradig anpassbar und können leicht mit jedem geteilt werden – sowohl innerhalb als auch außerhalb deines Unternehmens (auch wenn die Befragten kein Konto bei Notion haben).

Um ein Formular neu zu erstellen, musst du lediglich eine neue Seite erstellen und unten auf der Seite zur Option Schnellstart-Formular navigieren. Es wird sofort ein Formular-Editor angezeigt, in dem du alle Fragen und Optionen hinzufügen kannst, die du benötigst.

Alternativ kannst du jederzeit ein Formular inline erstellen, indem du einfach /Formular an einer beliebigen Stelle in deiner Notion-Seite eingibst.

Hast du bereits eine großartige Datenbank, die mit einem Formular verbessert werden könnte? Anstatt komplett neu anzufangen, kannst du zu deiner bestehenden Datenbank in nur wenigen Sekunden ein Formular hinzufügen. Klicke einfach oben in deiner Datenbank auf das + -Zeichen und wähle im Dropdown-Menü Formular aus. Kontrolliere es kurz, nimm notwendigen Anpassungen vor und du bist bereit, Antworten zu sammeln, die sich mühelos in deine vorhandenen Daten integrieren lassen.

Formulare können in Notion einfach mit verschiedenen Fragetypen angepasst werden, darunter Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Text, Datum, Person, Dateien und Medien, Nummer und viele mehr!

Hier sind einige Möglichkeiten, wie du deine Formulare verbessern kannst:

• Verwende, falls erforderlich, anonyme Antworten –Überlege, Personen antworten zu lassen, ohne dass sie ihren Namen angeben. So lassen sich Fragen zu sensiblen Themen einfacher beantworten. Dadurch fühlen sich die Menschen sicherer, ihre ehrlichen Gedanken zu teilen.

• Gib mit freundlichen Beschreibungen weiteren Kontext –Wenn du beispielsweise nach Ernährungsbedürfnissen fragst, füge Folgendes hinzu: „So können wir dafür sorgen, dass alle die Mahlzeiten sicher zusammen genießen können.“ Eine solche Erläuterung verbessert die Antwortqualität und zeigt, dass uns das Thema wichtig ist.

• Markiere gegebenenfalls Schlüsselfragen –Zum Beispiel eine „Bewertung der Gesamtzufriedenheit“ in einem Feedback-Formular. Das sorgt dafür, dass wir aus jeder Antwort die wesentlichen Informationen erhalten, die wir benötigen, ohne die Leute dabei zu überfordern.

• Erstelle eine einladende Eingabeseite – Versuche bei einer Mitarbeiterumfrage zum Beispiel Folgendes: „Vielen Dank für Ihren Beitrag! Mit deinem Feedback kannst du direkt mitgestalten, wie wir unseren Arbeitsplatz verbessern.“ Überlege, einen Link zu internen Verbesserungsinitiativen hinzuzufügen – das zeigt, dass wir aktiv zuhören und positive Änderungen vornehmen möchten.

Formulare in Notion sind mehr als nur Tools zur Datenerfassung – sie können deinen gesamten Workflow auslösen. Stell dir vor, du bist Content-Manager/-in und du sollst ein Aufnahmeformular für verschiedene Teams erstellen, mit dem sie kreative Anfragen stellen können. Mit Formularen in Notion können alle auf einfache Weise Anfragen hinzufügen, ohne dass sie verstehen müssen, wie eine Datenbank funktioniert.

Wenn du bereits über eine Datenbank mit Inhalten verfügst, kannst du anhand ihrer Eigenschaften ganz einfach ein Formular erstellen. Doch was passiert, wenn die Anfragen nur so hereinströmen? Wie kannst du dafür sorgen, dass sie automatisch bearbeitet werden, damit du dich mehr auf deine kreative Arbeit konzentrieren kannst?

Schauen wir uns einige Möglichkeiten an, wie diese eingerichtet werden können:

• Aufgabenzuweisung automatisieren – Sobald die ersten Formularantworten eingehen, möchtest du ein System einrichten, das Aufgaben ganz automatisch an das richtige Teammitglied weiterleitet. Angenommen, alle Anfragen für neue Blogbeiträge sollen direkt an Stephanie gehen. So geht's:

  • Klicke zunächst auf das Blitzsymbol in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank.

  • Erstelle als Nächstes einen Trigger, der aktiviert wird, wenn die Eigenschaft benötigter Inhalt auf Blogbeitrag gesetzt ist.

  • Setze dann im Abschnitt Aktion die Eigenschaft Zugewiesen an auf den Namen von Stephanie.

Fertig! Du hast gerade einen optimierten Workflow erstellt. Ab sofort erhält Stephanie jedes Mal eine automatische Benachrichtigung, wenn eine neue Aufgabe für einen Blogbeitrag in ihrer Warteschlange landet.

• Richte benutzerdefinierte Slack- oder E-Mail-Updates ein – Sobald Stephanie eine Aufgabe zugewiesen wurde, kannst du eine Automatisierung einrichten, um sie auf Slack oder per E-Mail zu benachrichtigen. So wird sie sofort über neue Gestaltungswünsche informiert. Der Einrichtungsprozess ähnelt der automatischen Zuweisung von Aufgaben. So funktioniert's:

  • Klicke auf das Blitzsymbol in der oberen rechten Ecke deiner Datenbank.

  • Erstelle einen Auslöser, der aktiviert wird, wenn die Eigenschaft Zugewiesen an auf Stephanie gesetzt ist.

  • Wähle im Abschnitt Aktion die Option Slack-Benachrichtigung senden an aus und wähle den gewünschten Kanal aus. Wähle bei E-Mail alternativ die Option E-Mail senden an

Mit ein paar einfachen Klicks hast du einen optimierten Workflow erstellt. Jetzt werden eingehende Anfragen ganz automatisch Teammitgliedern zugewiesen und die richtigen Kanäle erhalten umgehende Benachrichtigungen. Es ist, als hätte man einen persönlichen Assistenten, der die gesamte Verwaltungsarbeit erledigt!

Wenn man mehrere Teams mit unterschiedlichen Bedürfnissen unter einen Hut bringen muss, reicht ein universeller Ansatz einfach nicht aus. Stell dir Folgendes vor – Du bist Produktmanager/-in und du sollst Feedback sammeln, das deine Produkt-Roadmap gestalten wird. Du nutzt die Erkenntnisse des Customer Support-Teams, des Customer Success-Teams und des UX-Teams. Jede Gruppe bringt ihre eigene Perspektive mit ein. Und um die wertvollsten Daten zu erfassen, musst du individuell angepasste Fragen stellen. Hier werden dir Formulare das Leben deutlich leichter machen.

Mit Notion kannst du mehrere Formulare mit einer einzigen Datenbank verknüpfen. Das bedeutet, dass du für jedes Team individuelle Formulare erstellen kannst, während alle Antworten in einem zentralen Hub zusammengeführt werden. Du kannst gemeinsame Datenbankeigenschaften in verschiedenen Formularen beibehalten (z. B. Anfragender oder Dringlichkeit). Aber du kannst je nach Team auch andere Eigenschaften anpassen. Hier ein Beispiel:

• Kundensupport-Formulare können Eigenschaften wie „Vorgangsart“ (z. B. Bug, Funktionsanfrage, Kontoproblem) und „Prioritätsstufe“ haben.

• UX-Teams können Eigenschaften wie „User Journey Stage“ und „Usability Score“ haben.

Letztendlich laufen diese unterschiedlichen Eigenschaften in einer einzigen Datenbank zusammen und bieten dir einen zentralisierten und informationsreichen Hub, von dem aus du deine nächsten Schritte planen kannst.

Notion sammelt nicht nur deine Daten – Notion hilft dir auch, sie zu verstehen. Mit unseren integrierten Tools kannst du Ergebnisse direkt in deiner Notion-Datenbank filtern, gruppieren, sortieren und visualisieren. Es ist, als hättest du einen Datenanalysten zur Hand, der dir hilft, Muster und Trends zu erkennen, die du vielleicht übersehen hast.

Da du nun dieses wertvolle Kundenfeedback erhalten hast, lass uns einige Datenbankansichten betrachten, die dir dabei helfen können, diese Rückmeldungen in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln.

• Diagramme zur Ergebnisanalyse – Erstelle ein Tortendiagramm, um die Aufschlüsselung der Feedback-Arten (wie Fehlerberichte, Funktionswünsche oder Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit) in allen Teams anzuzeigen. So kannst du dir einen schnellen Überblick darüber verschaffen, wer was sagt.

• Board für dringende Anfragen — Richte eine Kanban-Board-Ansicht ein, um Anfragen nach deren Dringlichkeit (z. B. Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch) zu kategorisieren und zu verfolgen. Es ist eine großartige Möglichkeit, deine Prioritäten im Auge zu behalten.

• Kalender zum Verständnis von Anfragefristen — Verwende eine Kalenderansicht, um Anfragedaten und -fristen zu visualisieren. Das ist, als würde man die Zeitleiste aus der Vogelperspektive betrachten, wodurch du den Zeitplan noch effektiver verwalten kannst.

• Zeitleisten für die Projektplanung — Implementiere eine Zeitleistenansicht, um deinen Plan für die Bearbeitung von Feedback und Funktionsanfragen mit hoher Priorität zu erstellen. Es ist eine großartige Möglichkeit, dein Team auf Kurs zu halten.

Durch die unterschiedliche Visualisierung von Daten kannst du Muster und Trends erkennen, die dir ansonsten womöglich entgehen würden. Dadurch verstehst du deine Informationen leichter und kannst einfacher kluge Entscheidungen auf Grundlage der Daten treffen, die du gesammelt hast.

Egal, ob du Kundenfeedback bearbeitest, Ereignisse koordinierst oder Teamprozesse optimierst – Formulare bieten eine umfassende Lösung, die weit über die reine Datenerfassung hinausgeht. Dieser integrierte Ansatz spart nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern sorgt auch dafür, dass du den maximalen Nutzen aus jeder Antwort herausholst und das Potenzial deines vernetzten Notion-Workspace voll ausschöpfst.