Automações de bases de dados

As automações de bases de dados são sequências de ações executadas sempre que uma alteração específica acontece em uma base de dados. As automações consistem em gatilhos (eventos que iniciam a automação) e ações (o efeito da automação). As automações da base de dados têm o objetivo de ajudar a economizar seu tempo e simplificar o seu trabalho, e podem ser muito básicas ou mais complexas, dependendo das suas necessidades.

As automações de bases de dados podem ser utilizadas para diversas coisas:

• Atribuição de uma tarefa a uma pessoa específica quando seu status é alterado.

• Envio de uma notificação do Slack para um canal quando uma página é adicionada a uma base de dados.

• As automações da base de dados estão disponíveis em planos pagos em todas as plataformas.

• As automações da base de dados podem ser criadas, editadas ou excluídas por usuários do plano pago que tenham acesso completo à base de dados.

• No entanto, as automações do Slack podem ser editados somente pelo criadorda automação.

• Usuários do Plano Free podem criar automações de notificação do Slack, mas nenhum outro tipo de automação.

• Os usuários do Plano Free podem usar as automações existentes nos modelos, mas não poderão editá-las.

Para criar uma base de dados de automação:

1. Clique ⚡ em na parte superior de uma base de dados → Nova automação.

2. Se desejar, dê um nome à sua base de dados de automação.

3. Para criar um gatilho, selecione Novo gatilho. Em seguida, selecione Adicionar gatilho para criar mais gatilhos. Saiba mais sobre os tipos de gatilhos abaixo →

4. Para criar uma ação, selecione Nova ação. Em seguida, selecione Adicionar ação para criar mais ações. Saiba mais sobre os tipos de ações abaixo →

5. Selecione Criar.

As automações podem ter um ou vários gatilhos Ao configurar uma automação, você pode decidir se a automação ocorrerá quando qualquer um deles ocorrer ou quando todos eles ocorrerem.

Você pode escolher entre dois tipos de gatilhos: página adicionada ou propriedade editada.

Se você escolher um gatilho de propriedade editada, você poderá indicar qual propriedade da sua base de dados acionará a automação.

Para nome, pessoa, número, texto, seleção e relação de propriedades, você pode escolher quais tipos de edições feitas nessa propriedade acionarão uma automação. Por exemplo, você pode ter uma lista de contatos em uma base de dados do Notion e configurar uma automação em que o acionador é um número de telefone que começa com o número 732, e a ação é o estado dessa pessoa ser definido como Nova Jersey.

Você também pode ter mais de uma condição para o seu gatilho, de modo que duas ou mais coisas devem ser verdadeiras para que a automação ocorra.

As automações podem executar uma ou várias ações. Você pode escolher entre uma variedade de ações:

• Editar propriedade permite modificar as propriedades das páginas na base de dados em que você está atualmente. Para seleção múltipla, pessoas e propriedades de relação, você pode adicionar ou remover valores individuais em vez de adicionar ou remover todos os valores de uma vez. Por exemplo, você pode ter uma tarefa base de dados em que, se o nome da tarefa contiver a palavra "blog", o seu nome será adicionado à propriedade de pessoas, mesmo que já existam outras pessoas atribuídas a essa tarefa.

• Adicionar página a incluirá uma página a uma base de dados selecionada e editará as propriedades dessa página.

• Editar páginas em editará páginas e propriedades em uma base de dados selecionada.

• Enviar notificação para enviará uma notificação para pessoas específicas no seu espaço de trabalho do Notion. Você pode ser até 20 destinatários no seu espaço de trabalho ou pessoas associadas a uma determinada propriedade Pessoas na base de dados. Adicione uma mensagem para acompanhar a notificação.

• Enviar e-mail para enviará um e-mail da sua conta do Gmail para um ou mais destinatários. Saiba mais sobre isso abaixo.

• Enviar webhook enviará solicitações de um HTTP POST para o URL especificado. Saiba mais neste artigo →

• Enviar notificação do Slack para enviará uma notificação para o canal do Slack desejado. Saiba mais sobre a integração entre o Slack e o Notion aqui →

• Definir variáveis: Isso permitirá que você crie uma variável personalizada usando menções e fórmulas. Você pode então usar essa variável em outras ações de botões em bases de dados. Saiba mais sobre isso abaixo.

A ação de automação de base de dados Enviar e-mail para enviará um e-mail da sua conta do Gmail para um ou mais endereços de e-mail quando ocorrer um gatilho. Isso é útil se você quiser enviar um e-mail a alguém para lembrá-lo de concluir a tarefa vencida ou para atualizar sua equipe sobre o status de todos os seus projetos em aberto.

Para configurar uma automação para enviar um e-mail:

1. Clique ⚡ em na parte superior de uma base de dados e, em seguida, selecione Nova automação ou uma automação existente.

2. Selecione Nova ação ou Adicionar ação → Enviar e-mail para….

3. Se a sua conta do Notion já estiver vinculada a uma conta do Gmail, você verá seu endereço de e-mail ao lado de Enviar e-mail de. Se quiser usar outra conta do Gmail para essa automação, clique em seu endereço de e-mail → Adicionar conta do Gmail.

4. Você pode configurar várias partes do seu e-mail:

   • Para: pode ser uma propriedade pessoal (como Quem acionou ou Criador da página), uma pessoa no seu espaço de trabalho ou um endereço de e-mail específico. Este endereço de e-mail pode ser externo — não precisa pertencer a alguém do seu espaço de trabalho ou da sua organização.

     • Selecione CC/CCO ao lado do campo Para para, opcionalmente, mandar cópia ou cópia oculta para outras pessoas.

   • Assunto: Insira um assunto para o seu e-mail. Selecione @ no campo Assunto se quiser que o assunto contenha uma propriedade da página de gatilho, uma hora ou data, uma pessoa ou grupo no espaço de trabalho ou um link para uma página no espaço de trabalho. Selecione ∑ no campo Assunto se quiser criar uma fórmula para o seu assunto.

   • Mensagem: Insira uma mensagem para o seu e-mail. Selecione @ no campo Assunto se quiser que o assunto contenha uma propriedade da página de gatilho, uma hora ou data, uma pessoa ou grupo no espaço de trabalho ou um link para uma página no espaço de trabalho. Selecione ∑ no campo Assunto se quiser criar uma fórmula para o seu assunto.

   • Enviar com o nome de exibição: esse nome de exibição opcional aparecerá ao lado do seu e-mail quando o destinatário o receber. Selecione @ no campo de nome de exibição se quiser que o assunto contenha uma propriedade da página de gatilho, uma hora ou data, uma pessoa ou grupo no espaço de trabalho ou um link para uma página no espaço de trabalho. Selecione ∑ no campo nome de exibição se quiser criar uma fórmula para o seu assunto.

     

   • Enviar respostas para: se quiser que as respostas ao seu e-mail sejam enviadas para alguém que não seja o endereço de e-mail que usou para enviá-lo, pode usar esta configuração opcional para enviar a resposta para uma propriedade de pessoa ou para uma pessoa no seu espaço de trabalho.

Você pode definir uma variável personalizada com menções e fórmulas. Você pode então usar essa variável em outras ações de botões em bases de dados. Para definir uma variável:

1. Clique ⚡ em na parte superior de uma base de dados e, em seguida, selecione Nova automação ou uma automação existente.

2. Selecione Nova ação ou Adicionar ação → Definir variáveis.

3. Clique na Variável 1 para dar um nome à variável, editar a fórmula ou duplicá-la. Você também pode selecionar Adicionar variável.

4. Selecione @ ou ∑ no campo variável para definir suas variáveis.

5. Use estas variáveis em ações de automação adicionais.

Vamos ver um exemplo de quando e como você criaria uma variável personalizada. Digamos que você queira definir uma automação em que, quando uma tarefa principal é marcada como concluída, todas as suas subtarefas são automaticamente marcadas como concluídas.

1. Clique ⚡ em na parte superior de uma base de dados e, em seguida, selecione Nova automação ou uma automação existente.

2. Selecione o gatilho como Status definido como Concluído.

3. Selecione Nova ação ou Adicionar ação → Definir variáveis.

4. Selecione ∑ no campo abaixo da Variável 1.

5. Na janela aberta, selecione a página de gatilho na lista de propriedades à esquerda.

6. Coloque um ponto logo após a página de gatilho em sua fórmula, para que sua fórmula leia a página de gatilho. Depois de fazer isso, você verá as propriedades da página de gatilho na lista de propriedades à esquerda.

7. Selecionar Subitem. Sua fórmula agora deve constar Página de gatilho.Subitem.

8. Salve a fórmula. Agora, sua variável personalizada é definida como os subitens da página que aciona sua automação ou, em outras palavras, a página marcada como concluída.

9. Agora, nas configurações de automação de base de dados, selecione Adicionar ação.

10. Selecione Editar páginas em....

11. Abra o menu suspenso Selecionar base de dados e selecione Variável 1. Isso significa que a automação editará páginas associadas à variável 1 ou, em outras palavras, subitens associados à página marcada como concluída.

12. Abra o menu Editar uma propriedade e selecione Status.

13. Abra o menu suspenso Selecionar e selecione Concluído.

14. Selecione Salvar.

Na próxima vez que você marcar um item principal que tenha subitens como concluído, você também verá todos os status dos subitens mudarem para concluídos!

Você pode usar menções e fórmulas nas ações dos botões para que suas automações funcionem melhor para você. Por exemplo:

• Você pode querer mencionar a data no nome de uma nova página criada em sua base de dados.

• Você pode configurar uma automação de base de dados para enviar uma notificação a alguém mencionando uma página específica.

• Você pode querer enviar automaticamente uma mensagem para alguém quando um tíquete for resolvido e usar uma fórmula nessa mensagem que calcule o tempo que levou para concluir o tíquete.

Para incluir uma menção ou fórmula em uma ação de automação de base de dados:

1. Clique ⚡ em na parte superior de uma base de dados e, em seguida, selecione Nova automação ou uma automação existente.

2. Selecione Nova ação ou Adicionar ação. Encontre a ação que você quer e selecione-a.

3. Ao configurar a ação de automação, selecione @ no campo se quiser mencionar uma data, pessoa, página ou uma propriedade da página de gatilho na sua base de dados. Selecione ∑ no campo se quiser criar uma fórmula.

4. Selecione Salvar para concluir.

Para ver e gerenciar todas as automações de uma base de dados:

1. Clique em ⚡ na parte superior de uma base de dados.

2. Passe o mouse sobre a automação e clique em •••.

3. Selecione Editar, Pausar ou Excluir.