Compartilhamento e permissões

Há várias formas de compartilhar páginas e bases de dados do Notion, seja com pessoas do seu espaço de trabalho ou com gente externa. Veja, abaixo, algumas noções básicas sobre como compartilhar esses conteúdos.

Selecione Compartilhar na parte superior de qualquer página para abrir o menu de compartilhamento. Nessa área, você pode:

• Convidar alguém para a página.

• Visualizar e alterar quem tem acesso à página e com qual nível de permissões.

• Copiar o link da página para compartilhá-la com outras pessoas.

• Abra a guia Publicar para compartilhar uma página na web. Saiba mais aqui →

Você pode gerenciar o acesso geral à sua página selecionando Compartilhar na parte superior de uma página e configurando Acesso geral. Aqui, você pode optar por compartilhar sua página com:

• Somente pessoas convidadas: isso significa que apenas você e as pessoas convidadas podem acessar sua página.

• Qualquer pessoa em {seu espaço de trabalho} com o link: isso significa que outros membros do espaço de trabalho podem acessar sua página se tiverem o link.

• Todos em {seu espaço de trabalho}: isso significa que outros membros do espaço de trabalho podem acessar sua página usando a pesquisa ou o link.

Um espaço de equipe é uma área dedicada para cada equipe da sua organização ou empresa. Cada espaço de equipe tem seus próprios membros e níveis de autorização, os quais podem ser personalizados pelos proprietários desses espaços. Saiba mais sobre como adicionar membros e atribuir autorizações nos espaços de equipe →

Há duas maneiras de compartilhar as páginas do Notion com qualquer espaço de equipe do qual você seja membro:

• Passe o mouse sobre o nome de um espaço de equipe na barra lateral e crie uma nova página dentro desse espaço de equipe clicando no + exibido.

• Na barra lateral, arraste uma página para um espaço de equipe.

Pode ser que você tenha uma página que gostaria de compartilhar com membros específicos do seu espaço de trabalho — como um documento para reuniões individuais com a gerência ou anotações para uma pequena equipe de projeto. Para compartilhar uma página com pessoas específicas:

1. Selecione Compartilhar na parte superior de qualquer página.

2. Localize e selecione os nomes dos membros do seu espaço de trabalho com os quais você deseja compartilhar a página. Você também pode convidar alguém que não esteja no seu espaço de trabalho como convidado digitando o endereço de email.

3. Abra o menu suspenso ao lado dos nomes das pessoas que você está convidando e selecione um nível de autorização.

4. Selecione Convidar.

Ao compartilhar uma página com membros específicos do espaço de trabalho, a página será exibida na seção Compartilhado da barra lateral. Saiba mais sobre as seções da barra lateral aqui →

Convidados são pessoas que não fazem parte do seu espaço de trabalho do Notion. Pode ser um prestador de serviços ou um cliente com quem você está trabalhando. Saiba mais sobre convidados aqui →

Depois de convidar alguém para a sua página como convidado, essa pessoa receberá um e-mail com um link para a página. Para acessar sua página, seu convidada precisará ter uma conta no Notion.

Há pessoas em uma página com as quais você não pretendia compartilhar? Quer tornar uma página privada? Há algumas maneiras de parar de compartilhar a sua página com outras pessoas:

• Na barra lateral, arraste uma página para a seção Particular para que somente você possa vê-la.

• Selecione Compartilhar na parte superior de uma página. Em seguida, abra o menu suspenso ao lado de um espaço de trabalho, grupo ou indivíduos que atualmente têm acesso e selecione Remover.

Para cada pessoa, grupo ou espaço de equipe com quem você compartilha uma página, é possível atribuir um nível de autorização diferente. Isso ajuda a manter as privacidade das informações e oferece controle granular e preciso sobre o seu trabalho.

Confira os diferentes níveis de autorização no Notion:

• Acesso completo: pessoas com acesso completo a uma página podem editar qualquer conteúdo nela e compartilhá-la com quem desejarem.

• Pode editar: selecione este nível de acesso para permitir que as pessoas editem o conteúdo da página, mas não a compartilhem com outras pessoas.

• Pode editar: esse nível de autorização só está disponível em páginas da base de dados. Pessoas com esse nível de acesso podem criar e editar páginas dentro da base de dados e editar valores de propriedade para essas páginas. No entanto, elas não podem alterar a estrutura da base de dados nem suas propriedades, visualizações, classificações ou filtros. Saiba mais sobre as bases de dados aqui →

• Pode comentar: selecione este nível de acesso para as pessoas que deverão ter autorização somente para fazer comentários em uma página. Elas não poderão editar ou compartilhar o conteúdo.

• Pode visualizar: pessoas com esse nível de acesso podem ler o conteúdo da página, mas não poderão comentar, editar ou compartilhar.

Além disso, há outras ações que as pessoas podem realizar em um espaço de trabalho, dependendo da sua função. Para saber mais, leia este artigo →

Para alterar o nível de autorização de alguém para uma página específica:

1. Selecione Compartilhar na parte superior da página.

2. Abra o menu suspenso ao lado do nome da pessoa, grupo ou espaço de equipe com quem a página foi compartilhada.

3. Selecione um nível de autorização.

Ao criar uma subpágina dentro de uma página, essa subpágina herdará a autorização da sua página principal. Para alterar isso, acesse uma subpágina e atualize as autorizações lá.

Os proprietários do espaço de equipe podem definir autorizações padrão para o conteúdo no seu espaço de equipe. Isso se aplicará a todas as novas páginas criadas no espaço de equipe. Se quiser alterá-las, você deverá fazer as alterações em nível de página.

O Notion respeita o nível mais amplo de acesso fornecido a um usuário. Por exemplo, digamos que você dê ao membro A a autorização Pode visualizar para uma página. Em seguida, você fornece a todos no seu espaço de trabalho acesso completo. Nesse caso, o membro A também receberá acesso completo porque ele é membro do seu espaço de trabalho.

Além disso, transferir uma página compartilhada para a seção Particular da sua barra lateral removerá o acesso de todos os outros usuários a essa página. Nota: Essa sobreposição irá se aplicar somente à página principal. As autorizações concedidas para quaisquer subpáginas permanecerão inalteradas.

Se uma página estiver configurada para ser acessível a qualquer pessoa com link, observe que mesmo aqueles que não têm o link direto podem acessá-la em certos casos, incluindo os casos a seguir:

• A página é mencionada ou vinculada a outra página compartilhada de forma mais ampla.

• A página usa uma relação bidirecional que vincula a outra página compartilhada de forma mais ampla.

• A página está aninhada dentro de outra página que foi compartilhada de forma mais ampla.

É fácil saber quem tem acesso a uma página. Basta ver se há avatares ou fotos de perfil de outras pessoas na parte superior da página.

• Se o avatar estiver esmaecido ou em tons de cinza, isso indica que naquele momento a pessoa não está ativa na página.

• O avatar será exibido com cores fortes sempre que a pessoa estiver ativa na página.

• Para ver o nome, o e-mail e a data de última atividade da pessoa naquela página, é só passar o mouse em cima do avatar.

• Ao clicar em um avatar ativo, você poderá ver a parte da página na qual a pessoa está trabalhando.

• Se você estiver colaborando com outas pessoas em tempo real numa página, os avatares estarão sempre em movimento para acompanhar o trabalho que está sendo realizado nos blocos e em outros conteúdos.

• Clique em ••• no canto superior direito da página e navegue até a parte inferior do menu que será aberto. Lá, você vai ver quem foi a última pessoa a editar a página e quando essa edição ocorreu.

Se você abrir uma página à qual não tem acesso, poderá selecionar Sem acesso na página para enviar uma solicitação. Isso notificará os criadores ou editores da página, que poderão escolher aceitar ou negar sua solicitação de acesso.

Se você tiver acesso de visualização ou de comentário a uma página e quiser acesso de edição:

1. Abra a página e selecione Compartilhar.

2. Na guia Compartilhar, você verá o nível de permissões que possui atualmente. Abra o menu suspenso ao lado dessas informações.

3. Selecione Solicitar acesso de edição.

Essa solicitação será enviada ao criador da página, que poderá aceitá-la ou ignorá-la. Você será notificado quando sua solicitação for aceita — tente atualizar a página se não conseguir editá-la.

Se você é proprietário de um espaço de trabalho em um Plano Enterprise, poderá controlar o compartilhamento de conteúdo usando configurações de segurança adicionais. Saiba mais sobre esses recursos aqui →

Para ver essas configurações, acesse Configurações na barra lateral e selecione Segurança e dados.