Use os formulários para coletar, organizar e agir com base nas respostas, diretamente no seu espaço de trabalho do Notion

Os formulários são uma ótima ferramenta para coletar informações, sejam confirmações de presença para o seu próximo grande evento, solicitações internas ou feedback valioso de clientes. Mas, as ferramentas de formulário tradicionais geralmente criam silos de dados, deixando você com a tarefa tediosa de reunir informações ou analisar esses dados em sistemas separados e desorganizados. Você pode até mesmo acabar pagando mais por recursos avançados apenas para entender as informações coletadas.

No Notion, as respostas de formulários se integram perfeitamente ao seu espaço de trabalho, relacionando-se com todos os outros itens importantes. Isso significa que você pode passar facilmente da coleta de dados ao início do planejamento, para solucionar problemas ou executar qualquer outra tarefa na sua agenda. A melhor parte? Você pode fazer tudo isso sem ter que usar várias ferramentas ou gastar mais para maximizar o valor das respostas extraídas de formulários.

Neste guia, você vai aprender como:

• Como criar formulários do zero ou de bases de dados existentes

• Usar formulários para criar fluxos de trabalho completos

• Aprofundar o uso dos dados que você coleta via formulários no Notion

Você pode adicionar um formulário a uma base de dados existente ou começar do zero. Eles são altamente personalizáveis e facilmente compartilháveis com qualquer pessoa, dentro e fora da sua organização (mesmo que os respondentes não tenham uma conta no Notion).

Para criar um formulário do zero, tudo o que você precisa é criar uma nova página e escolher Formulário no rodapé. Será exibido um criador de formulários instantaneamente, pronto para você adicionar todas as perguntas e opções de que precisa.

Como alternativa, você pode criar um formulário in-line. Basta digitar /formulário em qualquer lugar da página do Notion.

Já tem uma ótima base de dados que poderia se beneficiar de um formulário? Em vez de começar do zero, você pode adicionar um formulário a uma base de dados existente em apenas alguns segundos. Basta clicar no sinal + na parte superior da base de dados e selecionar Formulário no menu suspenso. Faça uma revisão rápida, implemente os ajustes necessários e você tem tudo pronto para começar a coletar respostas que se integram perfeitamente aos dados existentes.

Os formulários no Notion podem ser facilmente personalizados com vários tipos de perguntas, incluindo seleção única, seleção múltipla, texto, data, pessoa, arquivos e mídia, número e muito mais!

Aqui estão algumas maneiras de aprimorar seus formulários:

• Use respostas anônimas se necessário —Considere permitir que as as pessoas respondam sem se identificar. Isso é útil ao fazer perguntas sobre assuntos delicados, deixando as pessoas mais seguras para compartilhar seus pensamentos com franqueza.

• Adicione descrições amigáveis para contextualizar —Por exemplo, ao perguntar sobre necessidades alimentares, inclua "Isso nos ajuda a garantir que todos possam se alimentar com segurança". Essa orientação melhora a qualidade da resposta e demonstra que você valoriza os respondentes.

• Marque as principais perguntas como obrigatórias —Por exemplo, uma "Avaliação geral de satisfação" em um formulário de feedback. Isso garante obter as informações essenciais que você precisa obter em cada resposta, sem sobrecarregar as pessoas.

• Crie uma página de envio acolhedora— Para uma pesquisa de opinião com funcionários, por exemplo, experimente algo como: "Agradecemos a sua colaboração! Seu feedback ajuda diretamente a moldar como melhoramos nosso ambiente de trabalho." Considere adicionar um link para iniciativas internas de melhoria — Isso mostra que sua empresa mantém uma escuta ativa e tem disposição para fazer mudanças positivas.

Os formulários do Notion são mais do que apenas ferramentas de coleta de dados: eles podem impulsionar todo o seu fluxo de trabalho. Imagine que você é gerente de conteúdo e tem que criar um formulário de solicitações, para que diferentes equipes solicitem materiais. Com os formulários no Notion, você tem uma maneira fácil para qualquer pessoa adicionar solicitações, sem precisar entender como funciona uma base de dados.

Se você já tiver uma base de dados de conteúdo, pode criar facilmente um formulário com base nas suas propriedades. Mas o que acontece quando as respostas começam a chegar? Como garantir que sejam processadas automaticamente, liberando o seu tempo para se concentrar no trabalho criativo?

Confira algumas maneiras de configurar isso:

• Automatize a atribuição de tarefas — À medida que as respostas dos formulários começarem a chegar, você deve configurar um sistema que encaminhe automaticamente as tarefas para os membros certos da equipe. Digamos que todas as solicitações de novas posts no blog devam ser enviadas para Sandra. Veja como fazer isso:

  • Primeiro, clique no ícone do raio no canto superior direito da base de dados.

  • Depois, crie um gatilho que seja ativado quando a propriedade conteúdo solicitado for definida como post no blog.

  • Em seguida, na seção Ação, defina a propriedade Atribuído a para o nome de Sandra.

Prontinho! Você acabou de criar um fluxo de trabalho simplificado. A partir de agora, Sandra receberá uma notificação automática sempre que uma tarefa solicitando criar um post no blog entrar na fila.

• Configure atualizações personalizadas do Slack ou por e-mail— Assim que Sandra receber uma tarefa, você poderá configurar uma automação para notificá-la no Slack ou por e-mail. Isso garante que ela esteja instantaneamente ciente das novas solicitações de artes. O processo de configuração é semelhante à atribuição automática de tarefas. Veja como:

  • Clique no ícone do raio no canto superior direito da base de dados.

  • Crie um gatilho que seja ativado quando a propriedade Atribuído a for definida como Sandra.

  • Na seção Ação, selecione Enviar notificação do Slack para e escolha o canal desejado. Se preferir que seja enviada para um e-mail, selecione Enviar e-mail para

Com alguns cliques simples, você conseguiu criar um fluxo de trabalho simplificado. Agora, os membros da equipe serão atribuídos automaticamente às solicitações recebidas, e os canais certos receberão notificações instantâneas. É como ter um assistente pessoal cuidando de todo o trabalho administrativo!

Quando você está lidando com várias equipes com necessidades diversas, uma abordagem única para todos pode não ser o bastante. Imagine essa situação: você é gerente de produtos, com a missão de obter feedback para montar um roadmap de um produto. Você precisa tirar proveito dos insights das equipes de atendimento ao cliente, sucesso do cliente e UX. Cada grupo contribui com uma perspectiva única e, para capturar os dados mais valiosos, você precisa fazer perguntas personalizadas. É aqui que os formulários vão facilitar e muito a sua vida.

O Notion permite que você vincule vários formulários a uma única base de dados. Isso significa que você pode criar formulários personalizados para cada equipe e, ao mesmo tempo, canalizar todas as respostas em um hub central. Você pode manter as propriedades comuns da base de dados em diferentes formulários (por exemplo, remetente ou urgência). Mas você pode personalizar outras propriedades dependendo da equipe. Por exemplo:

• Os formulários de atendimento ao cliente podem ter propriedades como "Tipo de problema" (por exemplo, bug, solicitação de recurso, problema de conta) e "Nível de prioridade"

• As equipes de UX podem ter propriedades como "Fase na jornada do usuário" e "Pontuação de usabilidade"

Por fim, essas diversas propriedades convergem para uma única base de dados, fornecendo um hub centralizado e repleto de informações a partir do qual você pode planejar as suas próximas ações.

O Notion não coleta apenas dados, mas também ajuda você a entendê-los. Com as nossas ferramentas integradas, você pode filtrar, agrupar, classificar e visualizar os resultados diretamente na base de dados do Notion. É como ter um analista de dados na ponta dos dedos, que ajuda você a identificar padrões e tendências que talvez não tenha percebido.

Depois de acumular tanto feedback valioso dos clientes, é hora de analisar algumas visualizações de bases de dados que podem ajudar você a transformar essas respostas em insights práticos:

• Gere gráficos para analisar resultados — Crie um gráfico de pizza para ver o detalhamento dos tipos de feedback (como relatórios de bug, solicitações de recurso ou problemas de usabilidade) de todas as equipes. Essa é uma maneira rápida de visualizar quem informa o quê.

• Quadro de urgência de solicitações — Configure uma visualização em Quadro Kanban para categorizar e rastrear solicitações com base nos seus níveis de urgência (como baixo, médio, alto, crítico). Essa é uma ótima maneira de manter as suas prioridades sob controle.

• Calendário de visualização de prazos de solicitação — Use um calendário para visualizar datas de envio e prazos. É como ter uma visão panorâmica do seu cronograma, que ajuda você a gerenciar a sua agenda de modo mais eficiente.

• Cronogramas de planejamento de projetos — Implemente a visualização de um cronograma para mapear o planejamento e gerenciar os feedbacks de alta prioridade, bem como as solicitações de recurso. Essa é uma ótima maneira de manter sua equipe alinhada e no caminho certo.

A visualização de dados de maneiras diferentes ajuda a identificar padrões e tendências que poderiam passar despercebidas. Isso facilita a compreensão das informações e a tomada de decisões inteligentes com base nos dados coletados.

Seja gerenciando o feedback dos clientes, coordenando eventos ou simplificando os processos da equipe, os formulários oferecem uma solução completa, que vai além da simples coleta de dados. Essa abordagem integrada não apenas economiza tempo e recursos valiosos, mas também garante que você extraia o valor máximo de cada resposta e aproveite todo o potencial do seu espaço de trabalho interconectado do Notion.