Usa formularios para recopilar, conectar e interactuar con respuestas directamente en tu espacio de trabajo de Notion

Los formularios son una herramienta estupenda para recopilar información, sin importar si se trata de confirmaciones de asistencia para tu próximo gran evento, solicitudes internas o valiosos comentarios de los clientes. Sin embargo, los formularios tradicionales suelen aislar la información. Luego, te toca la tediosa tarea de ir juntando la información o analizarla en engorrosos sistemas separados. Hasta te puedes ver obligado a pagar más por una función avanzada para poder darle sentido a la información recopilada.

En Notion, las respuestas de los formularios se integran a la perfección en tu espacio de trabajo y conviven directamente con los otros materiales clave. Esto significa que puedes pasar en un abrir y cerrar de ojos de recopilar datos a planear, resolver problemas o tratar cualquier otra tarea de tu agenda. ¿Y quieres saber lo mejor? Puedes hacer todo esto sin tener que hacer malabares con varias herramientas o gastar más para sacar el máximo provecho de las respuestas en los formularios.

En esta guía te explicaremos cómo:

• Crear formularios desde cero o a partir de bases de datos existentes

• Usar formularios para crear flujos de trabajo completos

• Profundizar en los datos recopilados a través de tus formularios con la ayuda de Notion

Puedes agregar un formulario a una base de datos existente o comenzar desde cero. Son sumamente personalizables y fáciles de compartir con quien sea: tanto dentro como fuera de tu organización (incluso si quienes rellenan el formulario no tienen cuenta en Notion).

Para crear un formulario desde cero, solo tienes que crear una nueva página e ir a la opción de navegación rápida Formulario en la parte inferior de la página. Aparecerá de inmediato una herramienta para crear un formulario al que solo tienes que agregar todas las preguntas y opciones que necesitas.

La otra vía es crear un formulario integrado: solo tienes que escribir /form en cualquier sección de tu página de Notion.

¿Ya tienes una estupenda base de datos que quedaría aún mejor con un formulario? En lugar de comenzar desde cero, puedes agregar un formulario a tu base de datos existente en un abrir y cerrar de ojos. Solo tienes que hacer clic en el símbolo + en la parte superior de tu base de datos y seleccionar Formulario en el menú desplegable. Échale un vistazo, haz los ajustes necesarios y podrás empezar a recopilar respuestas que se integran perfectamente en tus datos existentes.

Resulta muy fácil personalizar formularios en Notion con distintos tipos de preguntas como selección única, selección múltiple, texto, fecha, persona, archivos y contenido multimedia, cantidad y mucho más.

Aquí hay algunas maneras de optimizar tus formularios:

• De ser necesario, usa respuestas anónimas: considera dejar que las personas respondan sin dar su nombre. Esto ayuda a la hora de preguntar sobre temas delicados. Hace que las personas se sientan más cómodas al compartir sus pensamientos de forma sincera.

• Agrega contexto con descripciones amigables: por ejemplo, cuando preguntes sobre necesidades alimenticias, incluye: “Esto nos ayuda a velar por que podamos disfrutar de las comidas juntos y de manera segura”. Este tipo de oraciones mejora la calidad de las respuestas y demuestra que nos preocupamos.

• Marca las preguntas clave como obligatorias: como una "Calificación de satisfacción general" en un formulario para compartir comentarios y opiniones. Esto garantiza que obtengamos la información esencial que necesitamos de cada respuesta, sin abrumar a la gente.

• Utiliza una redacción cálida en la página donde se envía el formulario: por ejemplo, en una encuesta de personal puedes poner algo como: "¡Muchas gracias por tus comentarios! Tus opiniones definirán de forma concreta la forma en que mejoramos nuestro lugar de trabajo". Es buena idea agregar un enlace a las iniciativas de mejora interna; así queda claro que estamos escuchando activamente y queremos realizar cambios positivos.

En Notion, los formularios son mucho más que herramientas para recopilar datos: pueden darle inicio a todo tu flujo de trabajo. Supongamos que eres responsable de contenidos y tienes que crear un formulario de admisión para que los equipos presenten solicitudes creativas. Los formularios de Notion son herramientas fáciles de usar que permiten a cualquier persona agregar solicitudes sin necesidad de saber cómo funciona una base de datos.

Si ya tienes una base de datos de contenidos, es muy fácil crear un formulario a partir de sus propiedades. ¿Pero qué ocurre cuando empiezan a caer las solicitudes? ¿Cómo logras que se procesen de forma automática para que puedas dedicar tu tiempo al trabajo creativo?

Veamos algunas formas de configurarlos:

• Automatizar la asignación de tareas: antes de que los usuarios empiecen a rellenar los formularios, querrás tener listo un mecanismo que encamine las tareas al miembro de equipo adecuado de forma automática. Supongamos que todas las solicitudes de nuevas publicaciones de blog deben ir a Stephanie. Se logra de la siguiente forma:

  • Primero, haz clic en el ícono de relámpago en la parte superior derecha de la base de datos.

  • A continuación, crea un activador que se ejecute cuando la propiedad se requiere contenido se configure en Publicación de blog.

  • Luego, en la sección Acción, configura la propiedad Asignada a con el nombre de Stephanie.

¡Y listo! Acabas de un crear flujo de trabajo optimizado. A partir de ahora, Stephanie recibirá una notificación automática cada vez que se sume una nueva tarea de publicación de blog a su fila.

• Configura avisos personalizados por Slack o correo electrónico: después de que se le asignó la tarea a Stephanie, puedes crear una automatización para que las notificaciones le lleguen a través de Slack o correo electrónico. Así sabrá de inmediato que le solicitaron nuevos trabajos creativos. El proceso de configuración es similar a la asignación automática de tareas. Funciona así:

  • Haz clic en el ícono de relámpago en la esquina superior derecha de la base de datos.

  • Crea un activador que se active cuando la propiedad Asignada a esté configurada para Stephanie.

  • En la sección Acción, selecciona Enviar notificación de Slack a y elige el canal que quieras. Si el canal es el correo electrónico, selecciona Enviar correo a

Acabas de crear un flujo de trabajo optimizado en unos pocos clics. Ahora, las solicitudes entrantes se asignan de manera automática a los miembros del equipo y las notificaciones instantáneas llegan por los canales adecuados. Es como si contaras con un asistente personal que se encarga de todo el trabajo administrativo.

Si estás manejando varios equipos con necesidades diversas, no basta con un único enfoque general para todos. Imagínate: como responsable del producto, tu misión es recopilar opiniones y comentarios que determinarán tu hoja de ruta de producto. Te estás nutriendo de ideas e información de los equipos de Atención al Cliente, Éxito del Cliente y de UX. Cada grupo contribuye con una perspectiva única y para obtener la información más valiosa posible, tienes que hacer preguntas a la medida. Aquí es donde los formularios pueden hacerte la vida mucho más fácil.

Notion te brinda la posibilidad de vincular múltiples formularios a una sola base de datos. Esto significa que puedes armar formularios personalizados para cada equipo y derivar todas las respuestas a un nodo central. Puedes mantener propiedades comunes de base de datos en distintos formularios (por ejemplo, remitente o urgencia). Pero a la vez, puedes personalizar otras propiedades en función del equipo. Por ejemplo:

• Los formularios para atención al cliente pueden tener propiedades como "Tipo de problema" (por ej. error, solicitud de función, problema de cuenta) y "Nivel de prioridad".

• Los equipos de UX pueden tener propiedades como "Etapa del recorrido del usuario" y "Puntuación de usabilidad".

Estas diversas propiedades terminan convergiendo en una única base de datos que actúa como nodo central repleto de información que te permite orientar tus próximos pasos.

Notion hace mucho más que recopilar tus datos; también te ayuda a entenderlos mejor. Gracias a nuestras herramientas integradas puedes filtrar, agrupar, ordenar y visualizar resultados directamente en tu base de datos de Notion. Es como si tuvieras un analista de datos a la mano que te ayuda a detectar patrones y tendencias que tal vez se te hayan escapado.

Con toda esta cantidad valiosa de opiniones y comentarios que te llegan de los clientes, exploremos algunas vistas de bases de datos que te ayudarán a convertir estas respuestas en información práctica:

• Gráficos para el análisis de respuestas: crea un gráfico de anillo para obtener un desglose de los tipos de comentarios (como reportes de errores, solicitudes de funciones o problemas de usabilidad) para todos los equipos. Es una forma rápida de visualizar quién dice qué.

• Tablero de urgencia de las solicitudes: configura una vista de tablero Kanban para categorizar y monitorear solicitudes en función de su nivel de urgencia (como Bajo, Medio, Alto, Crítico). Es una forma estupenda de mantener tus prioridades.

• Calendario para comprender las fechas de entrega para solicitudes: utiliza una vista de calendario para visualizar las fechas de envío de solicitudes y las fechas de entrega. Es como si observaras el cronograma a vista de pájaro y te ayuda a gestionar tu agenda de manera más eficiente.

• Cronograma para planificación de proyectos: implementa una vista de cronograma que te ayudará a diseñar una estrategia para responder a opiniones, comentarios y solicitudes de funciones de alta prioridad. Es una forma estupenda para que tu equipo esté sintonizado y mantenga el rumbo.

Visualizar datos de distintas formas te ayuda a identificar patrones y tendencias que de otra forma se te pueden escapar. Así te resultará más fácil comprender tu información y tomar decisiones inteligentes en función de los datos que recopilaste.

No importa si estás respondiendo a las opiniones o comentarios de los clientes, coordinando eventos u optimizando los procesos del equipo: los formularios ofrecen una solución integral que va más allá de la mera recopilación de datos. Además de respetar tu tiempo y recursos valiosos, este enfoque integral también te permite sacar el máximo valor de cada respuesta y aprovechar todo el potencial de tu espacio de trabajo interconectado de Notion.