Simplifica la gestión de proyectos con automatizaciones de bases de datos

En la gestión de proyectos (o cualquier rol que implique gestionar trabajo), es posible que te abrumen las tareas repetitivas: actualizar el estado de los proyectos, agregar y asignar nuevas tareas, enviar recordatorios, etc., desde el inicio del proyecto hasta su cierre.

La carga de trabajo manual aumenta a medida que crece el equipo, pero con Notion estas tareas tediosas pueden convertirse en automatizaciones de bases de datos que se configuran una vez y listo.

En esta guía, te mostraremos cómo usar las automatizaciones de bases de datos para configurar flujos de trabajo personalizados con el fin de agilizar tus procesos y asegurarte de que no se te escape nada.

Las automatizaciones de bases de datos consisten en eventos activadores y la secuencia de acciones que les sigue. Tienes que configurar los activadores y las acciones subsiguientes que se basan en los cambios de las propiedades de la base de datos. La automatización se estructura de la siguiente manera: "Cuando ocurra cualquiera de estas cosas (un activador), haz esto (una acción)".

Así, por ejemplo, tu activador podría ser cuando una nueva página se agrega a la base de datos, y las acciones resultantes podrían completar algunas propiedades con las respuestas que elijas.

Las automatizaciones de bases de datos pueden completar o actualizar propiedades, agregar o editar páginas en otra base de datos, enviar notificaciones de Slack y mucho más. Puedes personalizar las automatizaciones según tus necesidades y tener varias funcionando en la misma base de datos para diferentes situaciones.

Aunque esta función está disponible en cualquier base de datos de Notion, es especialmente potente en el contexto de la gestión de proyectos, donde se necesitan flujos de trabajo precisos en los que nada se pierda, se pase por alto o se olvide.

Mediante la creación de automatizaciones de bases de datos, puedes lograr lo siguiente:

• Reducir el tiempo perdido entre tareas: en lugar de que los miembros de tu equipo esperen a que se les asigne el siguiente proyecto, recibirán una notificación cada vez que tengan algo nuevo para hacer.

• Evitar los errores humanos: cuando tu equipo hace malabarismos con varios proyectos, a menudo son las tareas manuales (como reasignar una tarea) las que se olvidan. Establecer automatizaciones reducirá la carga cognitiva de todos y evitará que se pase algo por alto.

• Consolidar la gestión de proyectos: dado que las automatizaciones de bases de datos son inherentes a Notion, no es necesario crear flujos de trabajo complejos usando herramientas de terceros. Puedes realizar toda la gestión de tu proyecto en Notion para mantener a tu equipo enfocado y reducir los cambios de contexto.

Puedes configurar automatizaciones de bases de datos en unos sencillos pasos.

En tu base de datos de proyectos o tareas:

1. Ve al menú de opciones y selecciona Automatizaciones o simplemente haz clic en el ícono del rayo.

2. Elige Nueva automatización y cámbiale el nombre si lo deseas.

3. Luego, selecciona tus activadores, que pueden ser cuando se agrega una nueva página, cuando se edita una determinada propiedad (o propiedades), o cuando se edita Cualquier propiedad. Los activadores se formatean como expresiones "OR", de modo que si se produce cualquiera de los activadores, se producirá la automatización.

4. Elige las acciones resultantes, como agregar una nueva página a esta base de datos o a otra, editar una propiedad (en esta base de datos o en otra), enviar una notificación a Slack.

5. Haz clic en Crear para guardar la automatización.

Cada vez que quieras editar tus automatizaciones, vuelve al menú y haz los cambios.

¿Quieres empezar a crear tus propias automatizaciones?

Aquí tienes algunos ejemplos útiles para probar en tus bases de datos de proyectos y tareas.

Cada vez que agregues una nueva tarea a tu base de datos, podrás asignársela a alguien, enviarle una notificación y darle el estado correcto.

Para ello, crea una nueva tarea y llámala algo así como "Nuevo flujo de tareas". Ve a + Agregar activador y selecciona + Página agregada.

En el menú + Agregar acción, asigna a todas las páginas nuevas el estado Sin empezar y selecciona un miembro del equipo al que asignárselas. Por último, haz clic en "Enviar notificación de Slack a" y elige a quién quieres notificar.

Ahora, cada vez que agregues una nueva tarea, verás que se completan todas esas propiedades y se envía una notificación a Slack.

Para simplificar la puesta en marcha de un proyecto, puedes crear una automatización de Puesta en marcha del proyecto en tu base de datos de proyectos.

La activación se dará cuando el estado de un proyecto cambie de Sin iniciar a Planificación y las acciones automáticas que siguen serán programar una reunión inicial del proyecto y notificar al gerente del proyecto.

En el menú Acciones, selecciona Agregar página a y busca la base de datos de notas de reunión. Llama a la nueva página Puesta en marcha del proyecto y haz clic en Editar otra propiedad para etiquetar a todos los miembros del equipo y establece la fecha de la reunión en Hoy, que será la fecha actual siempre que se active el flujo de trabajo. Por último, podemos enviar una notificación de Slack a la persona a cargo de la gestión del proyecto para avisarle que el proyecto está a punto de arrancar.

Supongamos que la base de datos de la Mesa de soporte de tu empresa cuenta con un formulario donde los empleados pueden presentar solicitudes de forma directa. Quieres que cada vez que alguien rellene este formulario, la persona asignada reciba una notificación. Aquí te explicamos cómo configurar esta acción en unos pocos sencillos pasos:

• Haz clic en el ícono de relámpago y selecciona + Nueva automatización

• En la sección del activador, selecciona Página agregada

• En la lista de acciones, selecciona Enviar correo electrónico a... y personaliza el contenido del correo

¡Ya está! Ahora cada vez que alguien presente una solicitud, la persona asignada recibirá una notificación por correo electrónico. Para más información sobre cómo conectar Gmail, consulta el artículo en nuestro centro de ayuda.

A veces, los enunciados sencillos del tipo "if-then" no son suficientes para que tu base de datos logre su cometido. Supongamos que quieres configurar una automatización que asigne nuevos errores al ingeniero de guardia. Parece fácil, ¿verdad? Pues, aquí el tema se vuelve complicado: el cuadro de guardias se mantiene al día en una base de datos separada. Para que esto funcione, tendrás que conectar información de dos fuentes distintas. No es tan sencillo como te imaginas: es posible que tengas que combinar varios puntos de datos para iniciar la acción final.

Aquí entran en juego las automatizaciones basadas en fórmulas. Ofrecen varias maneras de personalizar tu flujo de tareas que de otro modo serían imposibles. Estas automatizaciones conectan con fluidez información de distintas bases de datos o manejan variables relacionadas con la fecha (como cálculos de fecha y hora) para agilizar tu flujo de trabajo. ¿Y quieres saber lo mejor? Puedes enfocarte en el trabajo importante mientras el proceso automatizado de Notion maneja las cosas complejas: actualizar estados, asignar tareas y procesar números para reportes.

Las automatizaciones basadas en fórmulas son lo máximo para crear acciones personalizadas que extraen información de otras páginas o propiedades. También son geniales para automatizaciones que tienen que sacar información de distintas bases de datos.

A continuación, te explicamos cómo configurar una automatización basada en fórmulas:

• Haz clic en el ícono de relámpago en la parte superior derecha de la base de datos.

• Haz clic en + para crear una nueva automatización.

• Agrega el primer activador.

• A continuación, selecciona Definir variables y empieza a configurar la automatización basada en fórmulas.

Ahora que ya te familiarizaste con los conceptos básicos, veamos un ejemplo. Imaginemos que estás a cargo del servicio de soporte de una empresa y quieres enviar una notificación Gmail al cliente que solicitó abrir un ticket cada vez que el equipo lo resuelva.

Se configura de la siguiente manera:

• Configura el activador principal: primero, asegúrate de haber configurado el activador principal. En este caso, configura el activador en

  Estado como Completado. Luego, habilita una acción cada vez que el estado se configure como completado. Para ello, ve a la sección "Hacer" y selecciona Enviar correo a en la lista de acciones.

• Agrega la automatización basada en fórmulas: haz clic en Agregar acción y a continuación Definir variables para comenzar a crear tu automatización personalizada.

El objetivo de tu fórmula es: 1) avisar a los clientes que solicitaron abrir un ticket que su caso está resuelto y 2) avisar cuándo se resolvió. Puedes utilizar la fórmula siguiente:

"Tu ticket"+ página de activación + "se resolvió a las"+ hora y fecha de activación

Desglosemos esta fórmula:

• "Tu ticket": esto activa nuestro mensaje amable.

• +: estos símbolos conectan las diferentes partes de nuestro mensaje.

• Página de activación: señala el ticket específico que inició la acción automatizada.

• "se resolvió en": esto da contexto a lo que está sucediendo.

• Fecha y ahora de activación: nos indica cuándo se cerró el ticket.

Tu configuración general sería más o menos así:

¡Ya está! Con todas las piezas juntas, esta fórmula crea un mensaje amable y personal. Así, la persona que solicitó el ticket sabrá que su problema está resuelto y cuándo se atendió.

Igual requiere algo de práctica, pero una vez que las domines, las automatizaciones basadas en fórmulas te abrirán un mundo de posibilidades. Puedes crear acciones más granulares que van creciendo junto con tu flujo de trabajo. Esto te evita soluciones engorrosas que consumen tu tiempo.

Existen infinitas formas de crear flujos de trabajo eficaces en todo tu espacio de trabajo con automatizaciones de bases de datos.

¿Quieres más inspiración?

Aquí tienes más sugerencias para usar las automatizaciones de bases de datos en tu vida personal y profesional, con plantillas útiles para empezar.

• Agrega fechas de cierre a tu canal de ventas: cuando marques una operación como Cerrada en tu Canal de ventas, establece automáticamente la propiedad Fecha de cierre en "Hoy" y envía una notificación a tu canal de Slack #ventasganadas.

• Asigna una persona para entrevistar a nuevos candidatos: en el Seguimiento de candidatos de tu empresa, una automatización etiquetará a la persona a cargo del equipo de desarrollo como Responsable de la entrevista cada vez que agregues un nuevo candidato para el equipo de desarrollo. Puedes crear automatizaciones similares para otros equipos.

• Marca los cursos en los que te inscribiste: cuando agregues un nuevo curso a la base de datos de Cursos en tu Seguimiento de tareas, la propiedad Inscripción activa se marcará automáticamente.

• Marca las fechas de inicio y finalización en tu lista de lectura: completa las fechas de Inicio y Finalización de todos los libros que leas y organízalos en tu Lista de lectura.