Botones de base de datos

Los botones de base de datos son un tipo de propiedad de base de datos que automatiza tus flujos de trabajo. Por ejemplo, podrías utilizar un botón para aprobar un documento o marcar que cumpliste con un hábito diario. Al hacer clic en un botón de la base de datos, realizará acciones por ti para ahorrarte tiempo.

• Los botones de base de datos están disponibles en todos los planes. Sin embargo, ciertas acciones de botones solo están disponibles en planes pagos. Descubre más a continuación →

• Si un usuario tiene permiso de acceso completo o permisos de edición en una base de datos, podrá crear y editar botones en esa base de datos.

• Si un usuario tiene permiso de acceso completo, permisos deedición o permisos para editar contenido en una base de datos, podrá hacer clic en los botones de la base de datos.

Para agregar una propiedad de botón de una base de datos:

1. Selecciona ••• en la parte superior derecha de tu base de datos → Propiedades → Nueva propiedad → Botón.

2. Agrega una etiqueta para el botón, como Aprobar o Completar.

3. Selecciona Editar automatización.

4. Selecciona Nueva acción y elige una acción. Descubre más sobre las acciones de los botones a continuación →

5. Agrega más acciones si quieres y, a continuación, selecciona Guardar.

A medida que configuras las acciones de tus botones, puedes incluir ciertas páginas, personas y más mediante el uso de menciones y fórmulas. Para hacerlo, selecciona @ en el campo si deseas incluir una fecha, persona, página o grupo. Selecciona ∑ en el campo si deseas crear una fórmula. Descubre más sobre el uso de menciones y fórmulas a continuación →

• Editar propiedad editará las propiedades de las páginas de la base de datos en la que te encuentras actualmente.

• Agregar página a agregará una página a una base de datos de tu elección y editará las propiedades de esa página.

• Editar páginas en editará páginas y propiedades en una base de datos de tu elección.

• Enviar notificación a enviará una notificación a personas específicas en tu espacio de trabajo de Notion. Tu destinatario puede incluir hasta 20 personas en tu espacio de trabajo o personas que estén asociadas con una determinada propiedad Persona en tu base de datos. Si quieres, puedes agregar un mensaje para acompañar la notificación.

• Enviar correo electrónico a enviará un correo electrónico desde tu cuenta de Gmail a uno o más destinatarios. Esta acción solo está disponible para los usuarios suscritos a planes pagos. Descubre más a continuación.

• Enviar webhook enviará una solicitud HTTP POST a la URL especificada. Esta acción solo está disponible para los usuarios suscritos a planes pagos. Descubre más en este artículo →

• Mostrar confirmación abrirá una pequeña pantalla de confirmación cada vez que alguien haga clic en el botón. Por ejemplo, puedes usarlo para mostrar una advertencia antes de que el botón cambie una página o base de datos.

• Abrir página o URL abrirá la página o el enlace que hayas seleccionado. Si decides configurar el botón para que abra una página de Notion, puede ser una página existente o una página creada dentro del propio botón.

• Enviar notificación de Slack a enviará una notificación al canal de Slack que desees.

• Definir variables te permitirá crear una variable personalizada utilizando menciones y fórmulas. Luego podrás usar esta variable en otras acciones de botones de bases de datos. Descubre más sobre esto a continuación.

La acción Enviar correo electrónico a de un botón de base de datos enviará un correo electrónico desde tu cuenta de Gmail a una o más direcciones de correo electrónico cuando se ejecute un activador. Esto es útil si quieres enviar un correo electrónico a alguien para recordarle que complete una tarea atrasada o para actualizar a tu equipo sobre el estado de todos tus proyectos pendientes.

Para configurar un botón para enviar un correo electrónico:

1. Selecciona ••• en la parte superior derecha de tu base de datos → Propiedades → Nueva propiedad → Botón.

2. Selecciona Editar automatización.

3. Selecciona Agregar acción → Enviar correo electrónico a....

4. Si tu cuenta de Notion ya está vinculada a una cuenta de Gmail, verás tu dirección de correo electrónico junto a Enviar correo electrónico desde. Si quieres usar otra cuenta de Gmail para esta automatización, haz clic en tu dirección de correo electrónico → Agregar cuenta de Gmail.

5. Puedes configurar varias partes de tu correo electrónico:

   • Para: esto podría ser una propiedad de una persona (como Quien activó o Creador de la página), una persona en tu espacio de trabajo o una dirección de correo electrónico específica. Esta dirección de correo electrónico puede ser externa; no es necesario que pertenezca a alguien de tu espacio de trabajo u organización.

     • Selecciona CC/CCO junto al campo Para para poder incluir a otras personas en CC o CCO.

   • Asunto: ingresa un asunto para tu correo electrónico. Selecciona @ en el campo Asunto si deseas que tu asunto contenga una propiedad de tu página de activación, una hora o fecha, una persona o grupo en tu espacio de trabajo o un enlace a una página en tu espacio de trabajo. Selecciona ∑ en el campo Asunto si deseas crear una fórmula para tu asunto.

   • Mensaje: ingresa un mensaje para tu correo electrónico. Selecciona @ en el campo Mensaje si quieres que tu mensaje contenga una propiedad de tu página de activación, una fecha u hora, una persona o grupo de tu espacio de trabajo o un enlace a una página en tu espacio de trabajo. Selecciona ∑ en el campo Mensaje si quieres crear una fórmula para el mensaje.

   • Enviar con nombre visible: este nombre visible opcional aparecerá junto a tu correo electrónico cuando el destinatario lo reciba. Selecciona @ en el campo del nombre visible si quieres que tu nombre contenga una propiedad de tu página de activación, una fecha u hora, una persona o grupo de tu espacio de trabajo o un enlace a una página en tu espacio de trabajo. Selecciona ∑ en el campo del nombre visible si quieres crear una fórmula para el nombre.

     

   • Enviar respuestas a: si deseas que las respuestas a tu correo electrónico se envíen a una dirección de correo electrónico distinta de la que usaste para enviarlo, puedes usar esta configuración opcional para enviar la respuesta a una propiedad de persona o a una persona en tu espacio de trabajo.

Puedes definir una variable personalizada con menciones y fórmulas. Luego podrás usar esta variable en otras acciones de botones de bases de datos. Para definir una variable:

1. Selecciona ••• en la parte superior derecha de tu base de datos → Propiedades → Nueva propiedad → Botón.

2. Selecciona Editar automatización.

3. Selecciona Nueva acción → Definir variables.

4. Haz clic en Variable 1 para darle un nombre a la variable, editar la fórmula o duplicarla. También puedes seleccionar Agregar variable.

5. Selecciona @ o ∑ en el campo de variables para definir tus variables.

6. Puedes usar estas variables en acciones de botones adicionales.

Puedes usar menciones y fórmulas en las acciones de tus botones para que tus automatizaciones funcionen mejor para ti. Por ejemplo:

• Quizá quieras mencionar la fecha en el nombre de una nueva página que tu botón cree en una base de datos en particular.

• Quizá quieras configurar un botón para enviar una notificación a alguien que mencione una página específica en tu espacio de trabajo de Notion.

Para incluir una mención o fórmula en una acción de automatización de un botón de base de datos:

1. Selecciona ••• en la parte superior derecha de tu base de datos → Propiedades → Nueva propiedad → Botón.

2. Selecciona Editar automatización.

3. Busca una acción existente o selecciona Agregar acción.

4. Cuando configures la acción del botón, selecciona @ en el campo si deseas incluir una fecha, persona, página o grupo. Selecciona ∑ en el campo si deseas crear una fórmula.

5. Selecciona Guardar.