情報の一元化とユーザビリティで オペレーション工数を削減

JR西日本のデジタルソリューション本部のデータ分析組織（データアナリティクス）は、田中課長が所属する部署で、3年間で4名から約50名まで拡大しました。これにより、課題になったのがオンボーディングにかかる工数です。常に新しいメンバーのオンボーディングが発生するにも関わらず、必要な情報が点在しているため対応に時間がかかっていました。Notionを使い始めてからは、社内Wikiのトップページに必要な情報を集約。異動してきた社員自らそれを確認し、オンボーディングを完了させられるようになりました。これにより、異動前の経験年数や部署に関係なく、異動時の問い合わせ対応の工数は激減。岩本さんは「これまで何十回とあった事務処理の問い合わせがほぼなくなりました。最終的に対応工数をゼロにできそうです」と語ります。

まず、情報の検索性の向上。この社内Wikiは、オンボーディング以外にも活躍しています。部署内の3つのチームのカラムに主要なドキュメントを格納することで、ぱっと見で情報の場所がすぐにわかります。また、Notion上のドキュメントは全て検索できるため、ローカルフォルダを開いてドキュメントを探す必要もありません。橋場さんによれば、Notion導入後は「体感では50%以上の時間を削減できている」とのこと。次に、他部署との情報の連携。社内Wikiのトップに全てのチームの主要ドキュメントを表示させることで、他のチームの状況を把握しやすくなったのです。これまでは自分のチーム以外の情報は、それを持っている人に依頼し入手していました。しかし、Notionによりチーム外の情報が可視化され、その必要はなくなりました。他部署との情報の連携は、これから自分がアサインされるプロジェクトのリサーチや、全体の進捗把握に役立っています。

プロジェクトマネージメントには、データベースのビューが役立っています。JR西日本のデジタルソリューション本部の4，5名の管理職が、約20名の担当者のそれぞれのプロジェクトを管理しており、工数は相当なもの。Notion導入前は進捗管理のドキュメントがわかりづらく、管理者が部下に進捗を尋ねる場面が頻発していました。

Notionを導入し、プロジェクト管理用のデータベースを作成。フェーズビューを使い進行中のプロジェクトがひと目で把握できるようになりました。タイムラインビューは、同時期に類似施策が走るのを回避できるためマーケティングに重宝。タスクに更新チェックを反映させているので、常に情報が最新であることもひと目で確認できます。