みてねプロダクト開発部長が語る。透明性を確保することこそが自律的組織の鍵。

子どもの写真・動画共有アプリの「家族アルバムみてね」や、写真プリント＆フォトブックなどの写真関連商品、「みてねみまもりGPS」などのサービスを展開するMIXIの「みてね事業部」は、社内の情報基盤として新たにNotionを採用しました。その狙いは、組織全体の「透明性」を強化するため。NotionとNotion AIを積極的に活用して組織拡大に伴い課題となる「情報伝達の3つの障害」を解決し、より公平で自律的な組織の実現を通して、みてねプロダクトのさらなる拡大を目指しています。

体験談

平田将久

Vantageスタジオみてねプロダクト開発部部長

用途

ドキュメント管理、プロジェクトマネジメント、タスク管理、オンボーディング

組織の「透明性」を強化するためにNotionを導入

みてね事業部は「みてねプロダクト開発部」「みてねマーケティング部」「みてね事業開発部」の3部門で構成されますが、顧客価値の最大化を図るために、「デジタルアルバムドメインチーム」や「マーチャンダイジングドメインチーム」など職能を横断した複数のドメインから成るスクラム型の組織体系を採用しています。また、プロダクト開発において「不確実性」と向き合うためにスクラムの3本柱である「透明性」「検査」「適応」という仮説検証を重視。特に、正しい検査や適応を行うためには透明性がまず重要となることから、その強化に力を入れています。

具体的には、「真の透明性は情報伝達の3つの障害を乗り越えた先にある」と考え、1)オープンネスの実現（「情報がない／見えない／入手できない」の解決）、2)サマリーの実現（「情報が多い／まとまっていないため解釈する時間がない」の解決）、3)レコグニションの実現（「職種や専門性の違いにより情報解釈のための知識がない」の解決）を推進し、より公平で自律的な組織の実現を目指しています。

こうした考えのもと、みてね事業部では透明性を強化する取り組みとして情報基盤の整理に着手し、新たにNotionを採用しました。以前に利用していたドキュメント管理ツールでは「情報構造が定義できず、情報が整理できない」「期待どおりのキーワード検索ができない」「古い情報も新しい情報も見つかり、最新版がわからない」という課題を抱えており、これらすべてを解決するためにNotionへの移行を決断したのです。

Mixi Image 1 — 組織の透明性確保につながる円滑な情報伝達を行うためにNotionを導入しました。

組織が大きくなると、透明性を大切にしようという思いを発信するだけでは不十分です。正しい情報が正しい場所に適切に格納されるように、情報基盤を整理する必要があります。

平田将久 — 組織が大きくなると、透明性を大切にしようという思いを発信するだけでは不十分です。正しい情報が正しい場所に適切に格納されるように、情報基盤を整理する必要があります。

階層構造を作ってあらゆる情報をわかりやすく整理

「情報を階層構造できれいに整えられる」というNotionの特徴を活かし、みてね事業部は移行に際して「組織構造」と「情報構造」を揃えてNotionの階層構造を設計しました。具体的には組織構造に合わせてグループやチーム、プロダクト、ドメイン、コミュニティごとのSlackチャンネルを整え、それと同様にNotionのページ階層（情報構造）を設計。これによりチームメンバーが迷うことなく、ストック情報を適切な場所に記録できるようにしたのです。

また、以前のドキュメント管理ツールで実現していた「誰でも気軽にメモを投稿できる」という良いカルチャーに関しては、Notion上に「メモ帳」というデータベースを作成して再現。これにより、誰もがフロー情報を気軽に投稿し、かつ組織全体で見ることができる環境を整えました。

このように新たな情報基盤としてNotionを活用することで、1)オープンネスの実現（「情報がない／見えない／入手できない」の解決）を図ったのです。現在は、プロダクトのバックログやロードマップ、計画書、技術調査書、議事録、総務関連資料、オンボーディング資料など、社内のほぼすべての情報をNotionに保存しています。まだ、大量の数字情報が記載された事業計画書などは移行できていないものの、将来的にはすべての情報をNotionに集約していく予定です。

ストック情報が適切な場所に記録されるように階層構造をわかりやすく設計。フロー情報は「メモ帳」にまとめています。

メンバーが把握しやすいように膨大なメモをNotion AIで自動要約

みてね事業部はすでに100名近くの組織になっているため、各メンバーが透明性を大事にして情報発信を行うと情報量が膨大となり、情報をチェックするのが難しくなるという課題が生じます。そこで、みてね事業部が活用したのがNotion AIです。Notion上の「メモ帳」データベースに「AI要約」というプロパティを追加し、投稿の要約文をNotion AIによって自動生成することで、投稿内容を把握しやすくしました。

また、「今日更新された記事だけを知りたい！」というメンバーからのニーズに応えるために、NotionのAPIを利用してSlackやメールで更新された記事の一覧を自動配信。最初は記事のタイトルだけを配信していましたが、現在はNotion AIによる要約文や作成日も一緒に毎日配信しています。

これにより、たとえばプロダクトマネージャーが施策を検討するうえで行ったデータ分析のメモや、エンジニアが技術調査したメモなどのたくさんの情報の内容を素早く理解することが可能に。2)サマリーの実現（「情報が多い／まとまっていないため解釈する時間がない」の解決）に向けて、Notion AIの要約機能、そしてAPI連携が大きな効果を発揮しています。

Mixi Image 2 — Notion AIを用いてメモの要約を表示。メモを開かなくても内容を把握しやすくしています。

直感的に操作できるのも、Notionの良いところだと思います。また、複数のツールのNotionにまとめられれば、従業員の学習コストも削減できます。

Notionに情報が集まることによりNotion AIのQ&A機能が効果的に

透明性を強化するためのもう1つの課題であった、3)レコグニションの実現（「職種や専門性の違いにより情報解釈のための知識がない」の解決）に関しては、Notion AIの「Q&A」機能を活用しています。NotionではNotion AIに質問することでワークスペース内にあるすべての情報を検索して、的確な答えを返してくれます。たとえば「みてねの組織構造を教えて」と新入社員が尋ねるだけで、「みてねは三部門制で、それを横断したドメイン組織を定義する〜」といったように必要な情報をすぐに提示。また、関連する情報が記載されたNotion上のページのリンクも提示してくれるため、特にオンボーディングに役立っています。

また、みてね事業部ではこれまで利用していたプロジェクト／タスク管理ツールもNotionへ移行。複数のツールを統合できただけではなく、Notionにこれらの情報も集約したことで、Notion AIが日々スマートになっていくことに大きなメリットを感じています。

みてね事業部では、Notion AIの定量的な効果検証をするにはまだ早いと考えています。なぜなら、会社の機密情報を預けることのできないほかの生成AIと異なり、Notion AIはNotion上に情報が蓄積されるほど回答の精度を上げることができます。そのため、自社のさまざまな情報をNotion上に蓄積し、それを続けていくことで、みてねの組織自体もどんどんと強化されていくという基盤を整えることが今はもっとも大事だと捉えているからです。