スムーズな情報の集約と共有化が業務と顧客への対応に変革をもたらす

カメラをはじめ、あらゆる映像デバイスとインターネットをつなぎ、データ解析を行うことで新しい付加価値を生み出すことにチャレンジし続けるセーフィー。成長著しい同社が踏み出した業務改革が、社内ドキュメントの整備による情報共有の強化です。これまで同社では、複数のツールを利用し、部門別にドキュメント管理を行っていました。その結果、「ドキュメントの形式が統一されていない」「同じドキュメントを複数の部署が作成している」「どれが最新版か分からない」「必要なドキュメントがすぐに見つからない」といった課題が浮上していたといいます。また、ドキュメントの外部公開にあたって、権限管理などのセキュリティ強化も急務となっていました。

これらの課題解決を目指し、導入されたのがNotionです。決め手は、ホームページを作るようなイメージで感覚的にドキュメントを作成、管理が可能となる使いやすさにありました。また、階層構造による視認性の高さ、情報活用を支援するデータベース、そして、セキュリティ機能も評価のポイントとなりました。

Notionは、顧客満足度の向上にも大きく役立っています。カスタマーサポート本部では、カメラの入出荷状況をはじめ、技術的な問い合わせ、さらにはサービスに対する質問などを日々受け付けています。以前は、問い合わせへの回答に必要な情報分散していたことから、情報の検索に多くの時間と手間を要していました。また、どのドキュメントが最新版なのかを正確に把握できず、本当に必要な情報は他の部門でクローズされ、社内共有が適切になされていなかったというケースもあったといいます。

Notionの導入後により、必要な情報がすぐに見つけられるようになったことに加え、その情報が最新なのか、公式に認められたものなのか、誰が作成したかを、一目で分かるようになっています。これにより、顧客対応のスピードと正確さが大幅に向上したといいます。今後、問い合わせに関する情報がNotionに蓄積・集約されるようになると、顧客対応のスピードアップと品質がさらに向上すると期待されています。