シームレスな情報共有で毎月2000時間の削減。大阪ガスの未来を担う最新のAI技術

大阪ガスでは、コロナ禍により出社をリモートワークに切り替えました。また、社外とのプロジェクトが増え、複雑な情報の権限管理の必要性が増加。これに伴い、効率的な情報管理、ドキュメント共有時の権限付与の簡略化が急務となりました。それまでの情報管理の仕方や使っていたツールでは、様々な形式のドキュメントが点在しており、情報を探すのに時間がかかっていました。また、社外との情報共有では、毎回権限に合わせてドキュメントを書き換えたり、完成した文書ファイルをメールに添付するのに工数を取られていました。そこで見つけたのがNotionです。オンライン上で社内の必要な情報を一元管理でき、ドキュメントの階層化とリンクひとつでのドキュメント共有が可能に。議事録作成からプロジェクトの進捗管理までもをオールインワンで叶えてくれます。

Notionを導入し、全てのドキュメントを集約すると、大阪ガスの社内ポータルが完成しました。Wiki機能を使うことで、議事録や社内ルールなど社内の全ての情報がオーナーや作成日ごとに管理でき、誰もが簡単にアクセスすることができます。また、社外との情報共有は、Notionのページごとに権限を分けられる特長を利用。複雑な権限管理が簡単になりました。現在大阪ガスのNotion上では、毎月8万ページが作成・編集され、そのうちおよそ3割が10名以上に共有されています。これをもとに計算すると、ページ共有に削減できる時間だけでも、その数は月に2000時間以上にも及びます。

大阪ガスでは、複数のチームが一体となってフレキシブルに仕事を進めるビジネスアジャイルを採用しているDXプロジェクトもあり、ここでもNotionが大活躍しています。横の連携が大切なビジネスアジャイル。これまでは、議事録から進捗を把握していたため、それを読むのに膨大な時間を費やしていました。Notionを導入後は、データベースに全ての業務資料を格納。チームごとに議事録や進捗状況が格納されているので、どのチームが何に取り組んでいるのかが可視化されました。これにより、進捗把握にかかる時間が圧倒的に削減できました。