Le système de gestion de Crowdcast favorise la collaboration à distance

Crowdcast helps creators host online events and connect with their communities. Its fully remote team created a digital "office" in Notion so that everyone runs on the same processes and principles.

Témoignage de

Sai Hossain

Fondateur

Cas d’usage

Notes, Gestion de projet, Wiki

Gestion et exécution de projet à l’aide d’un seul outil

Crowdcast gère les projets de cinq équipes : l’équipe marketing, l’équipe d’ingénierie, l’équipe de vente, l’équipe de gestion des comptes et l’équipe opérationnelle. Plutôt que de basculer entre plusieurs outils de gestion des tâches et divers logiciels permettant de les exécuter, comme dans Google Docs, tout se fait dans Notion. Une base de données regroupe tous les projets à long terme. Chaque projet constitue une page indépendante dans laquelle toutes les informations sont regroupées afin de les retrouver facilement. En cliquant sur n’importe quel projet, apparaissent le nom du responsable, les documents associés, les conversations de l’équipe et l’état d’avancement.

Crowdcast peut consulter les projets de cinq équipes en un seul endroit.

Most task management apps — like Clickup or Trello — are just pointing to the work that lives scattered in other places. In Notion, all the work lives side by side.

Sai Hossain — Most task management apps — like Clickup or Trello — are just pointing to the work that lives scattered in other places. In Notion, all the work lives side by side.

Des instructions pour tous les processus reproductibles

Compte tenu de ses multiples projets en cours, Crowdcast s’appuie sur une liste de ressources partagées pour éviter le double emploi. Cette base de données contient les protocoles de sécurité, les demandes de témoignages, les instructions pour mettre à jour le blog, et d’autres documents publics que tous les membres de l’équipe peuvent utiliser. L’entreprise dispose également d’une page de veille concurrentielle partagée, dans laquelle chacun peut contribuer en ajoutant des notes et des comparaisons.

« En centralisant nos processus, notre équipe répartie aux quatre coins du monde peut évoluer tout en restant en phase », déclare Sai.

Lorsque l’équipe souhaite connaître les entreprises ayant signé un accord de traitement des données, il lui suffit de consulter la liste. Lorsqu’elle souhaite créer un visuel pour les réseaux sociaux, elle peut simplement suivre les directives de ce guide. Documenter ces processus reproductibles permet de garantir un travail de qualité et de gagner du temps grâce aux effets cumulés de l’apprentissage collectif.

Galerie des processus de Crowdcast — Une galerie de directives et de processus que tous les membres de l’équipe peuvent mettre à jour.

Principes directeurs pour un télétravail efficace

Pour que toutes les équipes collaborent efficacement, Crowdcast tient à jour un wiki qui fait office de « QG virtuel » de l’entreprise. La page est conçue pour mettre en avant la mission et les priorités de l’entreprise. L’annuaire de l’équipe permet de mettre en contact les anciens et les nouveaux employés. Une question sur l’utilisation de Slack ? Il suffit de consulter le manuel de communication, qui contient des exemples et des explications. Les valeurs de l’entreprise étant parfaitement transparentes, Crowdcast peut perpétuer une culture d’entreprise saine.

Tout le monde sait que cette page wiki est la première chose à regarder pour trouver des réponses à ses questions sur l’entreprise.

Notre environnement influe sur nos sentiments, nos comportements et notre travail. Notion nous aide à créer un environnement numérique qui favorise la collaboration.

Un outil infiniment flexible permettant de créer n’importe quel processus

Selon Crowdcast, les espaces de travail bien conçus optimisent la qualité du travail. L’entreprise s’était au départ tournée vers d’autres outils, qui n’étaient pas assez flexibles et ne répondaient pas à ses besoins spécifiques. Grâce aux blocs de contenu proposés par Notion (bases de données, pages, tableaux kanban, intégrations), l’équipe peut totalement personnaliser son espace en fonction de son mode de travail.

« Notion vous permet de créer un espace de travail adapté à votre mode de fonctionnement ou celui de votre équipe. Puisque les équipes et organisations travaillent et pensent différemment, nos outils doivent s’adapter en conséquence », déclare Sai.

Chaque équipe peut configurer son propre tableau de bord en y intégrant les éléments essentiels à son travail. L‘équipe de vente peut faire le suivi des contrats importants en fonction de leur état, tandis que l’équipe marketing peut afficher les projets éditoriaux par mois. Toutes les équipes peuvent, en outre, filtrer cette base de données partagée pour n’afficher que les projets qui lui sont assignés. Crowdcast peut ainsi modeler ses outils pour optimiser sa productivité, plutôt que d’adapter son mode de travail aux outils.