Qu’est-ce qu’une réunion de niveau 10 et pourquoi votre équipe devrait-elle les organiser ?

Les entrepreneurs, les facilitateurs et les équipes dirigeantes des start-up ont au moins un point commun : ils doivent être exigeants pour réussir. Face à un marché en évolution rapide, l’efficacité est la clef de la réalisation des objectifs. Plus que jamais, le temps est précieux et les processus fastidieux ne fonctionnent tout simplement pas. 

Les réunions devraient favoriser un dialogue fructueux, apporter des informations pertinentes et déboucher sur des résultats tangibles, le tout sans perte de temps. Avec des efforts nécessaires, chaque réunion de votre start-up répondra à toutes les attentes et atteindra une note de 10 sur 10, devenant ainsi une « réunion de niveau 10 ».

Le système d’exploitation entrepreneurial (EOS) est une méthode qui aide les entreprises à atteindre leurs objectifs. L’organisation derrière ce modèle, EOS Worldwide, a créé le concept et le cadre des réunions de niveau 10 en partant du constat qu’en moyenne, les dirigeants attribuaient à leurs réunions une note de 4 sur 10, soit une note insuffisante. Pour y remédier, elle a mis au point une méthode novatrice d’organisation de réunions, une méthode qui donne toujours un 10 sur 10. 

Les réunions de niveau 10 se caractérisent par un ordre du jour rigoureux et cohérent. Elles ont lieu chaque semaine et durent 90 minutes. Elles commencent par un tour de table de quelques minutes, continuent par une vue d’ensemble des progrès de votre équipe, puis se penchent sur les trois problèmes les plus urgents. Chaque partie est limitée dans le temps pour que les participants ne s’écartent pas du sujet.

Grâce à ces paramètres préétablis, tous les participants savent à quoi s’attendre et se préparent en conséquence. Les réunions EOS commencent et se terminent à l’heure, quoi qu’il arrive, ce qui encourage votre équipe à apporter des idées concrètes et des documents utiles. 

La note est un élément essentiel d’une bonne réunion de niveau 10. À la fin de la réunion, chacun évalue l’efficacité de la session et rédige des notes pour l’améliorer si besoin. Si votre réunion hebdomadaire n’a pas atteint 10 sur 10, votre équipe peut analyser les points faibles de la discussion et tenter de réaliser un score parfait la prochaine fois.

Une réunion de 90 minutes peut paraître longue, mais avec un ordre du jour ambitieux, le timing est plus serré que vous ne le pensez. Des limites strictes permettent d’éviter tout débordement. Mais elles peuvent également conduire à l’abandon d’un sujet avant que tous les aspects importants n'aient pu être abordés.

Voici les avantages de la méthode niveau 10, ainsi que quelques inconvénients :

• Respect du temps : les réunions de niveau 10 sont strictement limitées dans le temps, ce qui favorise une productivité maximale et permet à tous les participants de revenir rapidement à d’autres priorités.

• Focus sur les objectifs : en abordant que les trois questions les plus importantes de la semaine, les réunions de niveau 10 sont très ciblées, ce qui vous permet d’atteindre vos objectifs plus rapidement sans les va-et-vient. 

• Résolution des problèmes : alors que d’autres réunions, comme les post-mortem, abordent les aspects positifs et négatifs, les réunions de niveau 10 se concentrent sur la résolution des problèmes, les bonnes nouvelles n’étant que brièvement mentionnées. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les actions concrètes.

• Discussion encadrée : lors d’une réunion de niveau 10, il n’est pas possible de traiter toutes les questions ou de poursuivre des réflexions tangentielles au fur et à mesure qu’elles se présentent. L’ordre du jour de la réunion exige que vous vous en teniez au sujet, ce qui peut empêcher des échanges complémentaires productifs.

• Préparation : pour que ces réunions se déroulent sans heurts, tout le monde doit se préparer. Ce travail de préparation prend du temps, et même si la réunion ne dure que 90 minutes, en réalité, elle vous en demande beaucoup plus. 

Un ordre du jour solide est la clef de voûte d’une réunion de niveau 10. Il permet de respecter les délais et de s’assurer qu’aucun point essentiel n’est oublié, ce qui stimule la productivité et la cohérence.

Voici un modèle de réunion de niveau 10 et le rôle de chacune de ses sept parties.

Tout en mettant l’accent sur la résolution des problèmes, les réunions de niveau 10 prévoient cinq minutes de célébration. Au début de la réunion, chaque participant fait part d’une bonne nouvelle, qu’elle soit d’ordre personnel ou professionnel. C’est en quelque sorte le « brise-glace » de la réunion.

Dans la partie consacrée aux indicateurs clefs de performance (KPI), vous prendrez cinq minutes pour faire un tour d’horizon des chiffres essentiels que vous suivez. Il peut s’agir du chiffre d’affaires, du taux d’attrition ou de croissance, ou tout autre indicateur que vous jugez important dans votre entreprise. Les données correspondantes sont présentées par les membres compétents de l’équipe, accompagnées d’une brève explication.

Utilisez ce créneau de cinq minutes pour passer en revue des objectifs trimestriels clefs. EOS appelle ces objectifs des « rocks », autrement dit des chantiers ou priorités, qui constituent le cœur de votre activité. Une augmentation de 10 % du chiffre d’affaires d’ici à la fin du trimestre est une priorité, alors qu’une tâche à accomplir telle que la planification d’une formation sur un nouveau logiciel n’en est pas une.

Dans la partie des actualités, chaque personne partage une information sur un client ou un collègue. Ces informations doivent être aussi concises et simples qu’un titre d’actualité. Par exemple : « Nous avons conclu un nouveau contrat avec un client X ». N’entrez pas trop dans les détails. Si l’actualité contient un problème, vous pouvez y revenir plus tard dans la réunion.

Il s’agit d’une liste de tâches à accomplir qui ne sont pas de véritables chantiers, tels que la prise d’un rendez-vous téléphonique avec un investisseur ou la validation d’un projet. Utilisez une liste pour déterminer les tâches accomplies et ce qu’il reste à faire. Si la tâche prend plus d’une semaine ou deux, ou si elle est liée à vos objectifs trimestriels, déplacez-la dans la section « rocks ». 

C’est la partie la plus longue de la réunion de niveau 10, et il y a une bonne raison à cela : elle vous permet de parler des problèmes les plus importants et des mesures adoptées pour les résoudre.

Commencez par identifier et classer les problèmes par ordre de priorité. Retenez les trois problèmes les plus importants à traiter au cours de la semaine. Dans l’idéal, notez-les à l’avance, pour que tout le monde sache de quoi vous allez parler. Votre équipe pourra y apporter des précisions en cas de besoin. 

Puis, donnez la parole aux participants. Encouragez l’échange et le brainstorming, en décomposant le problème et en donnant à l’équipe autant d’informations que possible pour que tous en comprennent les enjeux. Utilisez la discussion pour explorer des solutions et commencez à rédiger une liste d’actions concrètes. 

Imaginez qu’un client important de votre agence de marketing annonce son intention de ne pas renouveler le contrat avec vous. La partie IDS peut vous aider à analyser les raisons de ses doutes. Est-il peut-être déçu par les résultats ? Comment expliquer cette situation ? Votre campagne ne cible-t-elle pas la bonne audience ? Son message n’est pas adapté ? Formulez des hypothèses sur l’origine du problème et commencez à rechercher des solutions. Par exemple, il vous faudra peut-être modifier la présentation de vos prochaines campagnes. 

Après 85 minutes, il est temps de conclure la réunion, même si vous n’avez pas abordé toutes les questions. Dans une réunion de niveau 10, tout est une question de cohérence : elle doit se terminer à la même heure chaque semaine. 

Utilisez ces cinq dernières minutes pour rappeler la liste des tâches, identifier les éventuelles informations à partager avec les absents et demandez à votre équipe de donner une note à la session. Avec le temps, vos évaluations devraient augmenter pour atteindre 10 sur 10.

Il est pratiquement impossible d’organiser une réunion de niveau 10 sans un ordre du jour précis. En structurant les différentes parties et en fixant des limites de temps, vous pourrez axer la discussion sur les objectifs. 

Le modèle de réunion de niveau 10 de Notion est votre meilleur tremplin pour la mise en œuvre du système 10. Avec toute la documentation bien organisée, vous aurez tout ce qu’il faut pour stimuler une discussion productive et vous ne manquerez aucun point d’action. 

Ce modèle vous guide dans les différentes parties de la réunion et comprend : 

• des champs pour les annonces de bonnes nouvelles ;

• des étiquettes et des états pour les tâches à accomplir ;

• des étiquettes pour le responsable et pour l’équipe chargée de la réalisation des objectifs trimestriels ;

• des champs pour les actualités clients ;

• une liste pour les tâches accomplies et les actions à venir ;

• une grille de notation pour les évaluations individuelles.

Les responsables d’équipe sont très sollicités. Personne n’a le temps ou le réflexe de retenir le contenu d’une réunion. En utilisant un modèle réutilisable, vous garantissez la cohérence des réunions et veillez à ce que votre équipe ne rate rien non plus.

Plongez dans la base de données de modèles de Notion et commencez à organiser des réunions plus efficaces. Elles peuvent suivre le schéma de niveau 10 ou un ordre du jour personnalisé qui s’adapte parfaitement à votre entreprise. Utilisez le modèle OS de réunion pour actualiser vos notes, apprenez à créer une chronologie de projet fonctionnelle et suivez les objectifs annuels plus efficacement.