Der „Bot-First“-Ansatz von Liberis mit Notion-KI beseitigt rechtliche Engpässe und steigert die Produktivität des Unternehmens

Liberis ist eine führende globale, eingebettete Finanzplattform, die mit über 25 strategischen Partnern wie eBay, Barclaycard, Global Payments und Worldpay zusammenarbeitet, um kleinen und mittleren Unternehmen in Großbritannien, der EU, den USA und Kanada über 1 Milliarde US-Dollar an flexiblen Finanzierungen zur Verfügung zu stellen.

In einer regulierten Branche, die sich je nach Markt unterscheidet, unterstützt das vierköpfige Rechtsteam von Liberis über 200 Kollegen in vier Niederlassungen in Großbritannien, Europa und den Vereinigten Staaten. Es ist eine Herausforderung, aber eine, für die Alexis Alexander, Chief Legal and Compliance Officer bei Liberis, eine klare Vision für die Skalierung hatte. „Als ich bei Liberis als erster Jurist des Unternehmens anfing, wusste ich, dass, wenn ich etwas richtig machen würde, das Unternehmen mein Team, das ich aufbauen würde, und mich als Wegbereiter betrachten würde — als Personen, die Geschäfte machen und nicht nur in juristischen Lehrbücher lesen.“

Diese Vision führte zur Einrichtung des Rechts-Wikis des Teams, das eine der meistbesuchten Seiten im Notion-Workspace von Libris ist — und sie helfen Kollegen dabei, Informationen schneller zu finden, indem sie bestärkt werden, Notion-KI zu nutzen, wodurch die Produktivität des Unternehmens erheblich gesteigert wird.

Das Rechts-, Informationssicherheits- und Compliance-Team (Legal, Information Security, and Compliance – LIC) bei Liberis will Leitlinien bieten, anstatt zu kontrollieren, um ein nachhaltiges und skalierbares Wachstum zu ermöglichen. Die Aufgabe des Teams folgt zwei Grundsätzen:

• Arbeite schnell: Manage rechtliche Herausforderungen, verringere rechtliche und regulatorische Risiken und sorge dafür, dass Liberis schnell handeln kann, ohne zu stürzen.

• Ermögliche Selbsthilfe: Ermögliche es Kolleg/-innen sich selbst zu helfen, verringere Abhängigkeiten und Engpässe in der Rechtsabteilung.

Ursprünglich bestanden die Anstrengungen des LIC-Teams in Bezug auf Selbsthilfe aus einer SharePoint-Seite, auf der Ressourcen wie regulatorische und datenschutzrechtliche Informationen, Richtlinien und Schulungen gespeichert wurden. Trotz der guten Organisation war es für die Mitarbeitenden von Liberis schwierig und zeitaufwendig, die Informationen zu finden, die sie benötigten. „Es war weder benutzerfreundlich noch visuell ansprechend, was die Leute davon abhielt, die Seite zu nutzen“, denkt Francesca Rothkell, Head of Legal bei Liberis. „Ich war vermutlich die Einzige, die wusste, wie man Informationen dort findet.“

Angesichts der Beliebtheit von Notion in anderen Teams hat Liberis beschlossen, die Tools zu konsolidieren, indem SharePoint durch Notion als Unternehmens-Wiki ersetzt wurde. Trotz anfänglichen Zögerns — was beim Erlernen eines neuen Tools nicht ungewöhnlich ist — fand Francesca Notion überraschend intuitiv und benutzerfreundlich. Es machte nicht nur Spaß, es zu benutzen, sondern ermöglichte ihr auch, bei der Aufbereitung von Informationen kreativer zu sein. „Ich sah einige beeindruckende Seiten, die meine Kolleg/-innen in Notion eingerichtet hatten und dachte, ich bräuchte erhebliche Technikkenntnisse oder viel Zeit, um etwas Ähnliches zu gestalten —, aber das war überhaupt nicht der Fall“, erinnert sie sich.

Francesca nutzte Tabellen, um komplexe Informationen in einem leicht verständlichen Format zu strukturieren, wie den regulatorischen Status ihres Produkts in verschiedenen Regionen. Anstatt eine statische PDF-Datei vorzubereiten und hochzuladen, integrierte sie verschiedenfarbige Hervorhebungen und bettete Screenshots und Videos ein, um die dichten Informationen aufzulockern und zu vereinfachen. Notion ermöglicht es Liberis auch, andere fortschrittliche Tools integrieren, die sie über die Notion-API übernommen haben, wie das Vertragstriage-Tool eines Drittanbieters.

Das wertvollste Produkt für das LIC-Team von Liberis war jedoch Notion-KI, die es ihnen ermöglicht hat, bei der Zusammenarbeit mit ihrem Team eine KI-First-Richtlinie zu implementieren.

Was umfasst eine KI- oder Bot-First-Richtlinie? „Anstatt direkt zu mir oder Alexis zu kommen, fragen unsere Kolleg/-innen zuerst unsere digitalen Versionen — die über Notion-KI bereitgestellt werden“, erklärt Francesca. „Als schlankes Rechtsteam, das Unternehmen mit hohen Wachstumsambitionen unterstützt, ist es entscheidend, dass wir Technologien wie Notion-KI nutzen, um unsere Effizienz zu maximieren.“

Durch die Speicherung aller Unterlagen in Notion können Mitarbeitende bei rechtlichen Fragen einfach Notion-KI fragen, anstatt von Hand nach Informationen zu suchen. Fragen wie „Wie ist der regulatorische Status des Produkts in Großbritannien?“ werden in Sekunden beantwortet, zusammen mit Links zu den entsprechenden Seiten in Notion mit weiterführenden Informationen. Über den Button „Finden in“ können diese Abfragen sogar auf die spezifische Seite beschränkt werden, die das Team zur Verwaltung rechtlicher Informationen nutzt. Dadurch wird dafür gesorgt, dass die Antworten von Notion-KI korrekt und vom LIC-Team genehmigt sind, was in einer stark regulierten Branche, wie dem Finanzwesen, entscheidend ist.

Die KI-First-Politik des LIC-Teams scheint sich auszuzahlen: Dutzende Fragen werden im Monat nun von Notion-KI beantwortet. Laut der Nutzerforschung von Notion sparen Nutzer der Notion-KI etwa fünf Minuten pro Abfrage, was zu erheblichen Produktivitätssteigerungen bei Liberis führt. Aber nicht nur die Fragenden profitieren — auch die Arbeitsbelastung von Personen wie Alexis und Francesca verbessert sich, da sie weniger Zeit aufwenden, um Fragen ihrer Kolleg/-innen zu beantworten. „Wir gehen davon aus, dass Notion-KI die Anzahl der Nachrichten in Slack und der Tickets in Freshservice, die ich mit ‚Business as usual‘-Fragen erhalte, drastisch reduzieren wird, und ich mehr Zeit für hochwertigere Aufgaben habe“, sagt Francesca.